Das Wichtigste in Kürze
Zeitmanagement für Makler beginnt mit Aufträgen, die einen positiven Beitrag zum Ergebnis leisten. Der einfache Maklervertrag bindet den Eigentümer kaum, der Alleinauftrag schließt weitere Makler aus.
Zeitmanagement für Makler beginnt mit einer unbequemen Rechnung. Sie erhalten Ihre Provision nur, wenn ein Hauptvertrag zustande kommt. Dieses Erfolgsprinzip prägt jede Stunde Ihrer Woche. Auch mit vereinbartem Auslagenersatz bleibt Ihre Arbeitszeit unvergütet.
Trotzdem füllt sich die Woche, denn Kunden besichtigen abends und am Wochenende. Wer allein arbeitet, pendelt zwischen Büro und Objekt. In Maklerbetrieben machen Fixkosten im Schnitt 65 bis 70 Prozent der Gesamtkosten aus. Jede Stunde in einem aussichtslosen Auftrag fehlt einem Abschluss.
Zeitmanagement beginnt mit der Erfolgsquote
Messen Sie zuerst, wofür Ihre Zeit tatsächlich bezahlt wird. Die Fachliteratur nennt dafür die Erfolgswahrscheinlichkeit. Sie teilen die Zahl der Abschlüsse durch die Zahl der bearbeiteten Aufträge. Das Ergebnis mal 100 ergibt Ihre Quote in Prozent.
Werten Sie die Quote getrennt aus. Unterscheiden Sie nach Objektart, Preisklasse und Vertragsart. So sehen Sie, welche Aufträge regelmäßig scheitern.
Der Aufwand dafür muss aus anderen Provisionen bezahlt werden. Fragen Sie bei jedem gescheiterten Auftrag nach dem Grund.
Aufträge mit Ergebnisbeitrag wählen
Ein Auftrag lohnt sich nur, wenn er einen positiven Beitrag zum Ergebnis leistet. Makler unter Abschlussdruck nehmen oft Aufträge an, die Umsatz bringen und kein Ergebnis. Der einfache Maklervertrag ist dafür typisch. Er bindet den Eigentümer kaum und verpflichtet Sie nicht zur Tätigkeit.
Beim Alleinauftrag ist das anders. Der Eigentümer verzichtet für eine feste Laufzeit auf weitere Makler. Beim qualifizierten Alleinauftrag gilt das noch stärker. Üblich sind 3 bis 6 Monate, in Einzelfällen 9 Monate. Nach unserer Erfahrung sind 6 Monate der beste Zeitraum.
Ist das Objekt marktgerecht eingepreist, lässt es sich in dieser Zeit vermarkten. Dafür müssen Sie aktiv werden. Bleiben Sie untätig, verletzen Sie Ihre wesentliche Hauptpflicht. Planen Sie Ihre Zeit deshalb zuerst für diese Aufträge.
- Zielgruppe eng fassen statt breit streuen
- Objekt vollständig und genau beschreiben, KI hilft beim Entwurf
- Unterlagen vor der ersten Anzeige beschaffen, am besten in einem kleinen Datenraum
- Interessenten vor der Besichtigung prüfen: Finanzierung und Identität
Eine breite Ansprache erzeugt viele Anfragen ohne Abschluss. Eine ungenaue Beschreibung führt zu erfolglosen Besichtigungen. Beides kostet Sie Stunden ohne Gegenwert.
Die Vorprüfung ist zugleich ein Argument in der Akquise. Durch die Wohnung Ihres Eigentümers laufen keine Besichtigungstouristen. Sie prüfen vorher Finanzierung und Personalien. Die Identitätsprüfung begründen Sie gegenüber Interessenten mit dem Geldwäschegesetz. Viele Makler verzichten darauf, aus Sorge um Interessenten. Ob diese Vorprüfung in Ihrem Markt durchsetzbar ist, entscheidet Ihr Auftreten.
Haben Sie Fragen zum Zeitmanagement in Ihrem Maklerbüro?
Sie schildern Ihren Fall zum Zeitmanagement in Ihrem Maklerbüro und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Prioritäten im Maklerbüro setzen
Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtiges erledigen Sie sofort und selbst. Weniger Wichtiges terminieren oder delegieren Sie. Für die wichtigen Aufgaben planen Sie feste Fokusblöcke ein.
Unwichtiges lassen Sie liegen. Die Lehrbücher nennen dafür das Eisenhower-Prinzip. Es trennt dringende von wichtigen Aufgaben.
Beobachten Sie eine Woche lang, wie lange Ihre Tätigkeiten dauern. So finden Sie Ihre Zeitdiebe. Typische Fehler sind fehlendes Nein, Ablenkung und zu viele Vorhaben zugleich. Wiederkehrende Abläufe erledigen Sie schneller mit Vorlagen, Checklisten und Textbausteinen. KI beschleunigt diese Arbeit weiter.
Innendienst entlastet den Außendienst
Ihr Erfolg entsteht im Außendienst, beim Verkauf und beim Mietvertrag. Er hängt vom Innendienst ab. Exposés, Fotos, Unterlagen und Terminplanung gehören dorthin. Auch Ihre KI-Werkzeuge gehören in den Innendienst. Je besser dieser Teil läuft, desto mehr Zeit bleibt für Eigentümer und Käufer.
Allein lassen sich beide Bereiche kaum trennen. Die Fachliteratur empfiehlt deshalb mindestens zwei Personen. Schon eine Teilzeitkraft verschiebt viel.
Teilzeitkraft und KI bearbeiten tagsüber Anfragen und Termine. Buchhaltung und Steuerung erledigen Sie zu weniger kritischen Zeiten. Klare Ablauforganisation und Software sparen weitere Stunden.
Erreichbarkeit als Unternehmerentscheidung
Kleine Büros stehen unter besonderem Druck. Von Inhabern erwarten Kunden oft Erreichbarkeit auch am Sonntag. Diese Erwartung entscheiden Sie selbst.
Legen Sie feste Zeiten für Besichtigungen fest. Planen Sie freie Zeiten für Erholung und strategische Arbeit ein. Teilen Sie diese Zeiten Ihren Kunden offen mit.
Für Abend- und Wochenendtermine setzen größere Büros oft freie Handelsvertreter ein. Diese bestimmen ihre Arbeitszeit selbst und erhalten Provision nur bei Abschluss. Feste Arbeitszeiten oder ein Fixgehalt machen sie rechtlich zu Angestellten. Dann droht Scheinselbstständigkeit mit Sozialabgaben und Lohnsteuer. Die Folgen treffen beide Seiten.
Haben Sie Fragen zum Zeitmanagement in Ihrem Maklerbüro?
Sie schildern Ihren Fall zum Zeitmanagement in Ihrem Maklerbüro und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Fazit zum Zeitmanagement für Makler
Ein voller Kalender sagt wenig über den Umsatz und noch weniger über den Gewinn. Entscheidend ist, wie viele Ihrer Aufträge zum Abschluss führen. Konzentrieren Sie Ihre Zeit auf aussichtsreiche Alleinaufträge und verlagern Sie Routine in den Innendienst oder an KI. Feste Zeiten für Besichtigungen schützen Ihre Planung.
Teilen Sie diese Woche Ihre Abschlüsse des Vorjahres durch Ihre Aufträge.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Quellen
Einleitung
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Maklertätigkeit
- § 652 BGB
Zeitmanagement beginnt mit der Erfolgsquote
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Maklertätigkeit
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
Aufträge mit Ergebnisbeitrag wählen
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 3, Cornelsen
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Maklertätigkeit
Prioritäten im Maklerbüro setzen
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
Innendienst entlastet den Außendienst
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Unternehmenssteuerung und Kontrolle
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
Erreichbarkeit als Unternehmerentscheidung
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- § 84 HGB
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Maklertätigkeit
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
Gesetze
Hinweis
Dieser Beitrag stützt sich auf die genannte Fachliteratur der Immobilienwirtschaft, die Gesetzestexte und ausgewählte Fachquellen. Rechtsstand: Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
