Das Wichtigste in Kürze
Bei E-Mail-Werkzeugen gilt: erst die Strategie, dann die Software. Ein großes Paket ohne klare Aufgabe kostet monatlich und bringt wenig. Schreiben Sie neben jede Ihrer E-Mail-Arten das Werkzeug, das Sie dafür einsetzen.
Nehmen Sie als Beispiel eine Personalberatung mit sieben Mitarbeitern. Sie bucht ein großes Marketingpaket mit allen Funktionen. Ein Jahr später nutzt das Team davon nur den Rundbrief. Die Ansprache von Kunden läuft weiter aus Outlook, die Kundendaten liegen in Tabellen. Das Paket kostet jeden Monat, bringt allerdings wenig.
Software zuerst führt in die Irre
Viele Inhaber suchen zuerst das richtige Programm. Sie vergleichen Funktionen, Preise und Bewertungen. Dabei fehlt die wichtigste Frage: Was sollen die E-Mails leisten?
Ohne Antwort darauf kaufen Sie nach Werbung, nicht nach Bedarf. Das Ergebnis ist ein Werkzeug, das die Arbeit bestimmt. Richtig ist es umgekehrt: Die Arbeit bestimmt das Werkzeug.
Falsche E-Mail-Werkzeuge kosten doppelt
Ein zu großes Werkzeug kostet Geld und Einarbeitung. Ein falsches Werkzeug schadet zusätzlich der Zustellung. Ein normales Postfach etwa taugt nicht für einen großen Verteiler.
Google Workspace begrenzt den Versand je Nutzer auf 2.000 Nachrichten am Tag. Wer die Grenze überschreitet, kann bis zu 24 Stunden lang nichts senden. Dann bleiben auch Angebote und Antworten an Kunden liegen.
Haben Sie Fragen zu E-Mail-Werkzeugen?
Sie schildern Ihren Fall zu E-Mail-Werkzeugen und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Vier Strategien, vier Arten von Werkzeugen
Jede E-Mail-Strategie braucht eine eigene Art von Werkzeug:
- Rundbrief: Ein Newsletter-Programm verwaltet Listen, Vorlagen, Abmeldungen und Auswertungen.
- Folge-E-Mails: Eine Automatisierung sendet E-Mails nach Auslösern und festen Abständen.
- Direktansprache: Ein Versand aus dem persönlichen Postfach, einzeln oder als Serienbrief.
- Verkauf: Eine Anbindung an die Kundendatei hält jeden Kontakt und jede Antwort fest.
Für den Newsletter zählen einfache Bedienung und saubere Abmeldung. Für Folgen zählen Auslöser, etwa eine Anmeldung oder ein Klick. Jose Rosado bietet einen Onlinekurs zum E-Mail-Marketing an. Er beschreibt Folgen als Reihe, die Sie einmal schreiben und dann laufen lassen.
Ezra Firestone ist Gründer der Kosmetikmarke BOOM! und von Smart Marketer. Er trennt diese automatischen Folgen klar von einzelnen Rundbriefen. Prüfen Sie, ob Ihr Programm beides kann, bevor Sie ein zweites kaufen.
Direktansprache und Verkauf richtig ausstatten
Für die Direktansprache zählen persönliche Wirkung und kleine Mengen. Praktiker nutzen dafür eigene Versandprogramme, die über echte Postfächer senden. Die E-Mails kommen aus einem echten Postfach und wirken wie von Hand geschrieben. Für die Kaltakquise ist das wichtiger als eine schöne Vorlage. Gestaltete Vorlagen mit vielen Bildern wirken hier wie Werbung.
Wer verkauft, braucht die Verbindung zum CRM-System. Übertragen Sie jede Antwort dorthin, von Hand oder über einen Abgleich. Sonst schreibt ein Mitarbeiter Kunden an, mit denen der Kollege gerade verhandelt.
Klein anfangen, dann erweitern
Die Regel ist einfach: Kaufen Sie nur, was Ihre Strategie heute braucht. Dan Kennedy ist Marketingberater und Autor der Buchreihe „No B.S.“. Er testet neue Briefe zuerst in kleiner Menge und erhöht erst, wenn sie wirken. Für E-Mails heißt das: erst von Hand testen, dann automatisieren. Wechseln lässt sich später, wenn die Daten exportierbar sind.
Achten Sie bei jedem Werkzeug auf die Technik im Hintergrund. Google verlangt, dass auch Dienstleister die Absenderregeln einhalten. Ihr SPF-Eintrag muss alle Dienste nennen, die in Ihrem Namen senden. Mit jedem neuen Werkzeug wächst also auch die Pflege Ihrer Domain. Auch deshalb lohnt es sich, die Zahl der Werkzeuge klein zu halten.
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Beispiel aus der Personalberatung
Die Personalberatung ordnet ihre E-Mails neu. Kunden erhalten vierteljährlich einen Rundbrief über das Newsletter-Programm. Neue Interessenten bekommen eine kurze automatische Folge nach dem Download einer Checkliste.
Die Ansprache von Kandidaten läuft persönlich aus dem Postfach. Alle Antworten landen in der Kundendatei. Das große Paket kündigt sie und spart die Kosten.
Häufige Fragen zu E-Mail-Werkzeugen
Welches E-Mail-Werkzeug brauche ich für den Anfang? Das, was Ihre wichtigste Strategie verlangt. Für einen Rundbrief reicht meist ein einfaches Newsletter-Programm.
Kann ich Erstansprachen über mein Newsletter-Programm senden? Davon raten Praktiker ab. Massenvorlagen wirken unpersönlich und gefährden die Zustellung.
Brauche ich ein CRM für E-Mail-Marketing? Nicht für jeden Rundbrief. Sobald E-Mails Verkaufsgespräche vorbereiten, gehört die Kundendatei dazu.
Fazit zu E-Mail-Werkzeugen
Das passende Werkzeug ergibt sich aus der Strategie, nicht aus der Werbung. Wer klein beginnt, zahlt nur für das, was er nutzt. Schreiben Sie heute neben jede Ihrer E-Mail-Arten das Werkzeug, das Sie dafür einsetzen.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Hinweis
Das Beispiel beschreibt kein bestimmtes Unternehmen.
Quellen
- Google Workspace-Hilfe: Gmail sending limits in Google Workspace
- Google, Gmail-Hilfe: Anforderungen für E-Mail-Absender
- Dan Kennedy, Magnetic Marketing, Modul 3 „The Giorgio Letters“ (2017)
- Ezra Firestone, Smart Email Marketing 2.0 – Modul 1 „Flows vs. Broadcasts“ (2019)
- Jose Rosado, Email Marketing Money Mastery – Abschnitt „Email Sequences“
- Cold Email Wizard, Cold Email Mastery 2.0 – Modul „Sending Software“ (2023)
