Das Wichtigste in Kürze
Fassen Sie Papierkram nur einmal an und entscheiden Sie sofort. Ein Stapel auf dem Schreibtisch ist eine Liste offener Entscheidungen. Drei Wege für jedes Schriftstück genügen, um ihn abzubauen.
Auf dem Schreibtisch einer Physiotherapiepraxis liegt ein Schreiben einer Krankenkasse. Die Inhaberin nimmt diesen Papierkram diese Woche zum vierten Mal in die Hand. Sie liest ihn, legt ihn zurück und greift zum nächsten Vorgang. Am Freitag liegt er immer noch da.
Warum Stapel wachsen
Jedes Anfassen ohne Entscheidung ist verlorene Zeit. Sie lesen den Vorgang jedes Mal von vorn. Dann legen Sie ihn zurück, weil gerade etwas anderes drängt.
Ein wachsender Stapel ist kein Stapel Arbeit. Er ist ein Stapel vertagter Entscheidungen. Jeder offene Vorgang bindet Aufmerksamkeit, auch wenn er nur daliegt.
Haben Sie Fragen zum Umgang mit Papierkram?
Sie schildern Ihren Fall zum Umgang mit Papierkram und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Was mehrfaches Anfassen kostet
Ein Vorgang mit drei Minuten Arbeit kostet Sie so zwanzig. Ein Schreiben, das Sie dreimal anfassen, kostet dreimal Einarbeitung. Liegenlassen ist ein Aufschub mit Zinsen.
Das trifft vor allem kleine Betriebe. Dort sitzt der Inhaber oft selbst an der Post. Seine Stunde ist die teuerste im Haus. Sie fehlt dann bei Patienten, Kunden und Mitarbeitern.
Drei Wege für jedes Schriftstück
Fassen Sie jedes Schriftstück nur einmal an. Sie erledigen es sofort, Sie geben es ab, oder Sie werfen es weg. Einen vierten Weg gibt es nicht.
Das Abgeben fällt vielen Inhabern schwer. Die Erklärung kostet Zeit, also bleibt der Vorgang liegen. Diese Rechnung stimmt genau einmal. Ab dem zweiten Mal zahlt sich die Delegation aus.
Vorsicht beim Wegwerfen
Wegwerfen heißt hier: Der Vorgang verlässt Ihren Schreibtisch endgültig. Das bedeutet nicht, dass jedes Blatt in den Papierkorb darf. Viele Unterlagen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dazu gehören etwa Rechnungen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe. In Praxen gelten für Behandlungsunterlagen zusätzlich eigene Regeln.
Solche Unterlagen wandern deshalb direkt ins Archiv. Klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, was wie lange aufbewahrt werden muss.
Haben Sie Fragen zum Umgang mit Papierkram?
Sie schildern Ihren Fall zum Umgang mit Papierkram und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
So setzen Sie es um
- Sichten Sie Post und Ablage einmal am Tag zu fester Zeit.
- Treffen Sie bei jedem Blatt sofort eine der drei Entscheidungen.
- Erledigen Sie sofort, was nur wenige Minuten dauert.
- Geben Sie ab mit Namen und Termin, nicht mit einem losen Zettel.
- Legen Sie aufbewahrungspflichtige Unterlagen direkt ins Archiv.
Häufige Fragen zum Papierkram
Was heißt, Papierkram nur einmal anfassen? Jedes Schriftstück wird beim ersten Lesen entschieden. Sie erledigen es, geben es ab oder legen es endgültig weg.
Darf ich Geschäftspapiere einfach wegwerfen? Nein, nicht alle. Für viele Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Klären Sie diese mit Ihrer Steuerkanzlei, bevor Sie Akten vernichten.
Lohnt sich Abgeben, wenn das Erklären länger dauert? Ja, sobald die Aufgabe wiederkehrt. Die Erklärung kostet einmal Zeit und spart danach bei jedem Mal.
Fazit zum Papierkram
Ein Stapel auf dem Schreibtisch ist eine Liste offener Entscheidungen. Drei Wege genügen, um ihn abzubauen. Nehmen Sie morgen den obersten Vorgang und entscheiden Sie ihn sofort.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Quellen
- IHK Köln: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – Fristen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften: ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/steuern/aufbewahrung-von…
- IHK Rhein-Neckar: Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht: ihk.de/rhein-neckar/recht/steuerrecht/jahresabschluss/aufbewahrung-…
Hinweis
Die Beispiele sind Praxisbeispiele und beschreiben kein bestimmtes Unternehmen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
