Das Wichtigste in Kürze
Gute Tagesplanung legt am Vorabend ein einziges Ergebnis für den nächsten Tag fest. Dieses Ergebnis bearbeiten Sie in der ersten Stunde, vor dem Postfach. Sonst füllen fremde Anliegen jede freie Stunde.
Ohne Tagesplanung beginnt der Tag mit dem Postfach. Der Inhaber einer Anwaltskanzlei setzt sich morgens an den Rechner. Er öffnet das Postfach, nur kurz, wie er denkt. Eine Rückfrage, eine Frist, eine Beschwerde, ein Anruf dazu. Um elf Uhr hat er den Tag verloren.
Der Tag gehört dem Eingang
Die meisten beginnen den Tag mit dem, was hereinkommt. Das wirkt verantwortungsvoll. Sie wollen nichts übersehen und schnell reagieren.
Doch das Postfach hat kein Ende. Jede Antwort erzeugt eine neue Nachricht. Fremde Anliegen füllen jede freie Stunde. Die eigene wichtige Sache wartet auf eine Lücke, die nie kommt.
Der Anwalt aus dem Beispiel wollte an diesem Tag den neuen Mandatsvertrag entwerfen. Der Entwurf liegt seit drei Wochen unberührt in einem Ordner. Jeden Morgen kam etwas dazwischen.
Haben Sie Fragen zur Tagesplanung?
Sie schildern Ihren Fall zur Tagesplanung und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Beschäftigt ohne Richtung
Ohne Ziel wird Ihr Tag von den Zielen anderer gefüllt. Mandanten, Gerichte, Mitarbeiter und Lieferanten bestimmen die Reihenfolge. Jeder davon hat ein berechtigtes Anliegen. Doch keiner davon kümmert sich um die Entwicklung Ihrer Kanzlei.
Am Abend sind Sie müde. Der Betrieb steht an derselben Stelle wie am Morgen. Ein Jahr aus solchen Tagen sieht aus wie Arbeit. In Wahrheit ist es Stillstand.
Das Ergebnis am Vorabend festlegen
Schreiben Sie am Vorabend das eine Ergebnis auf, das der nächste Tag bringen muss. Nicht drei Ergebnisse, sondern eines. Ein gutes Ergebnisziel ist am Abend sichtbar erledigt. Für die Kanzlei kann es lauten: Der Entwurf des neuen Mandatsvertrags ist fertig.
Bearbeiten Sie dieses Ergebnis in der ersten Stunde. Vor dem Postfach, vor dem ersten Rückruf. Am Morgen gehört Ihr Kalender noch Ihnen. Am Nachmittag gehört er den anderen.
Das Ergebnis muss in einer Stunde spürbar vorankommen. Ist es größer, zerlegen Sie es. Der erste Schritt bekommt ein eigenes, sichtbares Ergebnis.
Haben Sie Fragen zur Tagesplanung?
Sie schildern Ihren Fall zur Tagesplanung und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
So beginnen Sie den Tag
- Notieren Sie am Abend ein einziges Ergebnis für den nächsten Tag.
- Legen Sie den Zettel sichtbar auf den Schreibtisch.
- Reservieren Sie die erste Stunde als festen Zeitblock.
- Lassen Sie Postfach und Telefon in dieser Stunde geschlossen.
- Öffnen Sie das Postfach erst, wenn das Ergebnis steht.
Sagen Sie Ihrem Sekretariat, dass die erste Stunde frei bleibt. Echte Notfälle dürfen durchgestellt werden, alles andere wartet. Nach einigen Wochen erwartet niemand mehr eine Antwort vor neun. Ihre Priorisierung wird so zur Gewohnheit des ganzen Büros.
Häufige Fragen zur Tagesplanung
Beginnen Sie den Arbeitstag mit E-Mails? Besser nicht. Wer mit dem Postfach beginnt, überlässt die Reihenfolge des Tages anderen.
Warum nur ein Ergebnis pro Tag? Ein einziges Ergebnis lässt sich in der ersten Stunde wirklich voranbringen. Bei mehreren Zielen gewinnt wieder das Dringende.
Wann planen Sie den nächsten Tag am besten? Am Vorabend. Dann beginnt der Morgen mit einer Entscheidung, die schon getroffen ist. Mehr dazu im Beitrag Veränderung im Betrieb: Warum nichts geschieht.
Fazit zur Tagesplanung
Ohne Ziel verbraucht der Tag Sie, statt dass Sie ihn nutzen. Ein einziges Ergebnis vor dem Postfach ändert das. Schreiben Sie heute Abend das eine Ergebnis für morgen auf.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Hinweis
Das Beispiel der Anwaltskanzlei ist ein Praxisbeispiel und beschreibt kein bestimmtes Unternehmen.
