Das Wichtigste in Kürze
Prozesse dokumentieren macht Ihr Wissen übergabefähig, denn Erfahrung im Kopf ist kein System. Erst die schriftliche Beschreibung erlaubt es anderen, den Betrieb so zu führen wie Sie. Schreiben Sie diese Woche einen einzigen Ablauf vollständig auf.
Ein Ingenieurbüro mit zwölf Mitarbeitern läuft gut. Nun soll ein Bürovorsteher es so führen wie der Inhaber. Niemand hat dort je Prozesse dokumentieren müssen. Der Inhaber merkt beim ersten Gespräch, wie viel er erklären muss. Vieles davon hat er noch nie ausgesprochen.
Erfahrung lässt sich nicht übergeben
Die meisten Inhaber tragen ihr Wissen im Kopf. Sie nennen das Erfahrung, und das ist es auch. Erfahrung lässt sich nicht übergeben. Sie lässt sich nur beschreiben, und das ist mühsame Arbeit.
Im Alltag fällt das Problem nicht auf. Der Inhaber weiß, welche Frist zuerst kommt. Er weiß, welches Formular der Bauherr unterschreiben muss. Er weiß, wen er bei der Behörde anruft. Solange er da ist, läuft alles.
Haben Sie Fragen zum Dokumentieren von Prozessen?
Sie schildern Ihren Fall zum Dokumentieren von Prozessen und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Was nur im Kopf steht
Was nicht aufgeschrieben ist, verlässt mit Ihnen das Haus. Mit Ihrem besten Mitarbeiter geht es ebenso. Eine Kündigung oder eine lange Krankheit genügt. Dann beginnt das Suchen in alten Mails und Ordnern.
Es kommt noch schlimmer. Ein Betrieb, der nur in Köpfen läuft, lässt sich kaum verkaufen. Ein Käufer erwirbt dann eine Person mit vielen Kunden. Diese Inhaberabhängigkeit drückt den Wert und erschwert jede Nachfolge. Auch ein neuer Mitarbeiter braucht ohne Beschreibung Monate statt Wochen.
Ein System entsteht auf Papier
Ein System ist kein Gefühl für den richtigen Ablauf. Es ist ein Ablauf, den ein anderer ohne Sie ausführen kann. Dafür muss er schriftlich vorliegen. Erst auf dem Papier zeigt sich, ob Sie ein System haben oder nur Routine.
Beginnen Sie deshalb nicht mit dem ganzen Betrieb. Beginnen Sie mit einem einzigen Ablauf. Eine solche Prozessbeschreibung ist der erste Baustein Ihres Wissensmanagements.
Haben Sie Fragen zum Dokumentieren von Prozessen?
Sie schildern Ihren Fall zum Dokumentieren von Prozessen und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
So dokumentieren Sie Prozesse
Im Ingenieurbüro ist das etwa der Bauantrag, in einer Hausverwaltung die Objektübernahme.
- Wählen Sie einen Ablauf, der häufig vorkommt.
- Schreiben Sie jeden Schritt in der richtigen Reihenfolge auf.
- Nennen Sie zu jedem Schritt die Frist und das nötige Formular.
- Geben Sie die Beschreibung einem neuen Mitarbeiter.
- Lassen Sie ihn allein damit arbeiten und notieren Sie jede Rückfrage.
Jede Rückfrage zeigt eine Lücke. Diese Lücke schließen Sie im Text, nicht im Gespräch. Danach folgt der nächste Ablauf. Nach einigen Monaten entsteht so ein Handbuch für Ihren Betrieb.
Mehr dazu im Beitrag Franchise kaufen: Was Sie wirklich erwerben.
Häufige Fragen zur Prozessdokumentation
Welchen Prozess dokumentieren Sie zuerst? Den Ablauf, der am häufigsten vorkommt oder am häufigsten schiefgeht. Dort lohnt die Arbeit sich am schnellsten.
Wie ausführlich muss eine Prozessbeschreibung sein? So ausführlich, dass ein neuer Mitarbeiter ohne Rückfragen arbeiten kann. Jeder Schritt, jede Frist und jedes Formular gehören hinein.
Woran erkenne ich, ob die Beschreibung taugt? Lassen Sie jemanden allein danach arbeiten. Was er nicht versteht, fehlt noch im Text.
Fazit zum Prozesse dokumentieren
Wissen im Kopf ist Erfahrung, kein System. Erst die schriftliche Beschreibung macht Ihren Betrieb übergabefähig. Schreiben Sie diese Woche einen einzigen Ablauf vollständig auf.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
