Das Wichtigste in Kürze
Gute Tagesplanung legt einen Puffer in die Mitte des Tages. Wir unterschätzen, wie lange Dinge dauern, und eine Verspätung frisst sonst den Tag. Blocken Sie für morgen eine freie Stunde gegen Mittag und halten Sie sie frei.
Ihre Tagesplanung sieht am Morgen sauber aus. Neun Uhr Baustellentermin, elf Uhr Abstimmung beim Bauherrn, halb eins Projektbesprechung. Um halb eins stehen Sie noch im zweiten Termin. Die Besprechung beginnt ohne Sie.
Geplant wird der beste Verlauf
Die meisten Inhaber planen den Tag nach dem besten denkbaren Verlauf. Jeder Termin endet pünktlich, jeder Weg ist frei. Kein Kunde ruft dazwischen an. Dieser Verlauf tritt an keinem Tag ein.
Das Muster hat einen Namen: den Planungsfehlschluss. Wir unterschätzen, wie lange Dinge dauern. Selbst dann, wenn wir es aus Erfahrung besser wissen müssten.
Im Dienstleistungsgeschäft kommt etwas hinzu. Störungen sind dort keine Ausnahme, sondern Teil der Arbeit. Ein Notfall in der Praxis, ein Rückruf vom Finanzamt, ein Mangel auf der Baustelle. Ein Plan, der sie ausschließt, plant an Ihrem Beruf vorbei.
Haben Sie Fragen zur Tagesplanung mit Puffer?
Sie schildern Ihren Fall zur Tagesplanung mit Puffer und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Eine Verspätung frisst den Tag
Ein Tag ohne Puffer schiebt jede Verspätung vor sich her. Der erste Termin dauert zwanzig Minuten länger. Der zweite beginnt zu spät und endet zu spät. Der letzte Termin trägt den Ärger aller vorherigen.
Auch Ihr Gegenüber spürt das. Der Kunde im dritten Termin wartet. Er erlebt Sie gehetzt und mit dem Kopf noch beim vorigen Fall.
Am Abend haben Sie nichts abgeschlossen und alle enttäuscht. Die Post bleibt liegen, die Rückrufe auch. Am nächsten Morgen beginnt derselbe Plan von vorn.
Der Puffer kostet eine Stunde. Sein Fehlen kostet den Tag.
Der Puffer gehört in die Mitte
Die Lösung ist eine feste Pufferzeit in jedem Tag. Eine Stunde, ohne Termin und ohne Vorhaben. Nur Luft.
Entscheidend ist die Lage. Ein Puffer am Abend kommt zu spät. Bis dahin hat die Verspätung den Nachmittag schon verdorben. In der Mitte des Tages fängt er Verzug auf, bevor er weiterwandert. Dort endet der Rückstand, und der Nachmittag beginnt wieder pünktlich.
Ein Puffer ist kein Zeichen schwacher Planung. Er ist das Eingeständnis, dass Ihr Tag nicht Ihnen allein gehört. Eine Arztpraxis kennt das aus der Sprechstunde. Ein einziger längerer Fall verschiebt dort alle folgenden Patienten.
Haben Sie Fragen zur Tagesplanung mit Puffer?
Sie schildern Ihren Fall zur Tagesplanung mit Puffer und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
So bauen Sie den Puffer ein
- Blocken Sie täglich eine Stunde gegen Mittag im Kalender.
- Geben Sie diesem Block keinen Inhalt und keinen Titel mit Aufgabe.
- Lassen Sie Termine nie unmittelbar aufeinander folgen.
- Nutzen Sie ungenutzte Pufferzeit für Rückrufe oder Post.
- Prüfen Sie nach zwei Wochen, wie oft der Puffer gebraucht wurde.
Wird der Puffer an keinem Tag gebraucht, verkürzen Sie ihn. Reicht er regelmäßig nicht, liegt das Problem in der Menge der Termine.
Häufige Fragen zur Tagesplanung
Wie viel Puffer soll ein Tag haben? Eine Stunde je Tag ist ein guter Ausgangspunkt. Passen Sie die Dauer nach zwei Wochen an Ihre Erfahrung an.
Warum soll der Puffer in der Mitte liegen? Dort fängt er Verspätungen vom Vormittag auf. Am Abend käme er erst, wenn der Tag schon verschoben ist.
Ist ein Puffer nicht verschenkte Arbeitszeit? Nein, ungenutzter Puffer bleibt Arbeitszeit für kleine Aufgaben. Verloren ist die Zeit nur ohne Puffer, wenn der ganze Tag kippt.
Fazit zur Tagesplanung
Gute Tagesplanung rechnet mit Störungen, statt sie auszuschließen. Eine Stunde Puffer in der Mitte rettet den Rest des Tages. Blocken Sie für morgen eine freie Stunde gegen Mittag und halten Sie sie frei.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Hinweis
Die Beispiele sind Praxisbeispiele und beschreiben kein bestimmtes Unternehmen.
