Das Wichtigste in Kürze
Personalkennzahlen wirken erst, wenn Darstellung und Deutung bewusst gewählt sind. Gleich aufgebaute Berichte geben dem Empfänger Orientierung. Ergänzen Sie Ihre wichtigste Auswertung um den Vorjahreswert und drei erklärende Sätze.
Ihre Auswertung ist fertig und geprüft. Ab jetzt haben Sie sie nicht mehr in der Hand. Ein anderer Mensch öffnet die Datei, mit drei Minuten Zeit und einer Meinung. Was er sieht, hängt davon ab, wie Sie die Zahlen gezeigt haben und ob Sie gesagt haben, was sie bedeuten.
Gleiches Aussehen schafft Orientierung
Alle Berichte sehen gleich aus: gleicher Aufbau, gleiche Schrift, gleiche Anordnung. Nach einem halben Jahr weiß der Empfänger, wo was steht. Heben Sie jede Aussage hervor, ist nichts hervorgehoben.
Auf jeden Bericht gehören fünf Angaben: Nummer, Bezeichnung, Datenstand, Erstellungsdatum und Ersteller mit Telefon und E-Mail. Dazu je nach Bericht die Zählweise, weitere Quellen und Besonderheiten, etwa: „Die beiden neuen Standorte fehlen.“ Legen Sie zwei oder drei feste Zählweisen mit kurzem Namen fest. Nach drei Monaten bestellt der Auftraggeber von allein die richtige.
Dieselben Zahlen, zwei Bilder
Jede Darstellung beeinflusst. Das stärkste Werkzeug ist die Achse. Eine Agentur mit 29 Mitarbeitern zeigt die Auslastung über vier Quartale: 68, 71, 69 und 73 Prozent. Beginnt die Achse bei null, sehen Sie vier fast gleiche Balken: alles stabil.
Beginnt sie bei 60 und endet bei 75, sehen Sie Einbruch und Anstieg: Da passiert etwas. Kein Wert ist verändert. Beide Bilder sind korrekt und erzeugen zwei völlig verschiedene Sitzungen.
Auch eine Tabelle wirkt. Ein fetter Wert zieht das Auge an, eine rote Zeile heißt Problem. Wählen Sie die Darstellung bewusst und begründen Sie sie sich selbst. Fällt Ihnen nur ein, dass es besser aussieht, ändern Sie es.
Haben Sie Fragen zur Darstellung von Personalkennzahlen?
Sie schildern Ihren Fall zur Darstellung von Personalkennzahlen und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Gut oder schlecht?
Der Empfänger stellt eine einzige Frage: Ist das gut oder schlecht? Keine Tabelle beantwortet sie. Dafür brauchen Sie zwei Dinge. Erstens Ihren eigenen Verlauf über ein und drei Jahre.
Zweitens einen Wert von außen, etwa aus Ihrem Verband oder Netzwerk. Dann sagen Sie einen Satz: „Wir liegen seit drei Jahren stabil über dem Branchenwert. Kein Handlungsbedarf.“ Dieser Satz ist die eigentliche Leistung.
Ohne Einordnung rechnet der Empfänger selbst. Der Inhaber der Agentur teilt alle Abwesenheitstage durch die Sollarbeitstage und kommt auf über 10 Prozent. Am Montag steht er in der Tür. Tatsächlich sind zwei Kollegen seit Monaten langzeitkrank. Zwei Personen heben die Quote um mehrere Punkte, der Rest ist unauffällig.
Hinter dieser Quote stehen zwei ernsthaft kranke Menschen. In der Sitzung werden sie zu einem Ausschlag. Ohne Erklärung kann daraus ein Verdacht werden, gegen Menschen, die nichts dafür können. Die Erklärung gehört deshalb neben die Zahl, nicht dahinter. Ob Langzeitkranke in Ihre Quote zählen, legen Sie einmal schriftlich fest.
Vergleichswerte sammeln
Drei Wege, alle unspektakulär. Ihr Verband, die frei zugänglichen Auswertungen der Ämter aus Pflichtmeldungen und Ihr Netzwerk aus drei Kollegen der Branche. Halten Sie alles in einer Tabelle fest: Kennzahl, Ihr Wert, Vergleichswert, Jahr, Herkunft.
Drei bis fünf Sätze unter jeder wichtigen Auswertung genügen. Was zeigt die Zahl, wie hat sie sich entwickelt, wo liegt sie im Vergleich? Woran liegt der auffälligste Ausschlag, was schlagen Sie vor?
Fehlt die Zeit, machen Sie eine Auswertung weniger. Zwei erklärte Berichte sind mehr wert als sechs verschickte. Schreiben Sie, wie Sie es am Telefon sagen.
Geben Sie der Teamleitung eine bearbeitbare Liste, der Geschäftsführung eine feste Seite. Und rufen Sie nach ein paar Tagen an. Dabei hören Sie den nächsten Auftrag, bevor er eilig wird.
Vor jeder Personalsuche eine Zahl
Eine Fluktuation von 14 Prozent ist wertlos, solange nichts danebensteht. Erst Verlauf und Branchenwert sagen, ob Sie handeln. Vor jeder Personalsuche steht eine Zahl. Wer seine Kapazität nicht kennt, plant sie nicht.
Und ohne Plan weiß niemand, wie viel Personal er sucht. Wer seine Fluktuation nicht kennt, sucht immer zu spät. Deshalb beginnt EBC Recruitment nie mit einer Anzeige, sondern mit genau diesen Zahlen.
Mehr dazu lesen Sie in „Personalbericht mit Kommentar: Zahlen wirksam machen“ und „Personalkennzahlen: weniger Zahlen, bessere Entscheidungen“.
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Fazit zur Darstellung von Personalkennzahlen
Darstellung wirkt immer, also wählen Sie sie bewusst. Suchen Sie diese Woche für Ihre wichtigste Auswertung die Zahl aus dem Vorjahr heraus. Schreiben Sie drei Sätze darunter: Wo stehen wir, wo standen wir, was ist der Grund?
Herzliche Grüße
Dominik Eller & Christina Fischer
Hinweis
Keine Rechtsberatung, sondern Erfahrung aus der Praxis. Die Beispiele aus einzelnen Branchen beschreiben kein bestimmtes Unternehmen.
