Das Wichtigste in Kürze
Eine Personalprognose trennt Bekanntes von Geschätztem. Die Vorausschau steht schon im System, die Prognose nirgendwo. Ziehen Sie das Bekannte ab und legen Sie neue Verträge schon bei Unterschrift an.
Jemand fragt, wie viele Leute Sie im Herbst haben. Sie schauen ins Lohnprogramm und nennen eine Zahl. Diese Zahl besteht aus zwei völlig verschiedenen Teilen.
Der eine ist fast sicher und steht schon im System. Der andere ist geschätzt und steht nirgendwo. Wer beide in einen Topf wirft, plant falsch.
Selbst die Gegenwart steht nicht ganz fest. Jedes Ereignis wird mit etwas Verzögerung erfasst. Sie arbeiten immer mit der jüngeren Vergangenheit. Wer das weiß, formuliert seine Berichte vorsichtiger.
Vorausschau: die bekannte Zukunft
Die Vorausschau hat einen Namen und ein Datum und steht bereits in Ihrem System. Dazu zählen ein unterschriebener Eintritt zum 1. Oktober und eine eingegangene Kündigung. Ebenso ein Wechsel in Teilzeit ab Januar, ein Ruhestand in 18 Monaten, das Ende einer Ausbildung, eine vereinbarte Versetzung.
Für ein bis drei Monate trägt sie sehr gut. Manches steht Jahre vorher fest.
Prognose: die unbekannte Zukunft
Die Prognose hängt an keiner bestimmten Person. Dazu zählen die Fluktuation der nächsten zwölf Monate, Krankheitstage im Winter und Elternzeiten. Ebenso eine Kündigung, die niemand kommen sieht, oder eine Tariferhöhung. Sie entsteht aus Trends und Erfahrung.
Beide beantworten dieselbe Frage, deshalb werden sie verwechselt. Der Aufwand ist allerdings verschieden. Für die Vorausschau brauchen Sie Ordnung, für die Prognose Urteilsvermögen.
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Erfassen bei Unterschrift
Die Vorausschau funktioniert nur, wenn ein Ereignis sofort erfasst wird, sobald es bekannt ist. In vielen Betrieben ist es umgekehrt: Der neue Kollege wird erst angelegt, wenn alle Unterlagen da sind. Das dauert oft drei Wochen, in denen das System ihn nicht kennt. Fragt dann jemand nach der Kapazität im September, ist die Vorausschau unbrauchbar.
Diese Verzögerung trifft auch den neuen Mitarbeiter. Wer im System fehlt, fehlt auch sonst: kein Zugang, kein Schreibtisch, keine geplante Einarbeitung. Der erste Arbeitstag fühlt sich an wie ein Versehen.
Die sofortige Erfassung ist der Anfang der Einarbeitung. Legen Sie die Person bei Unterschrift an, mit Name, Eintrittsdatum, Stelle und Kapazität. Der Rest kommt nach.
Brutto-Prognose minus Vorausschau
Beide sprechen über die nächsten zwölf Monate. Wer sie addiert, zählt doppelt. Ein Steuerbüro mit 36 Mitarbeitern erwartet aus der bisherigen Fluktuationsquote zehn Abgänge im Jahr.
Das ist die Brutto-Prognose. Drei Kündigungen liegen schon vor. Sie stecken in den zehn bereits drin.
Zehn minus drei ergibt sieben weitere, noch unbekannte Abgänge. Das ist die Netto-Prognose. Ohne diese Rechnung planen Sie 13 Abgänge und suchen drei Leute zu viel.
Führen Sie die Vorausschau in einer einzigen Liste: Name, Datum, Ereignis, Änderung der Kapazität. Bei 40 Mitarbeitern hat sie selten mehr als 15 Zeilen.
Wo die reine Rechnung versagt
Im selben Steuerbüro lag die Abwesenheit durch Elternzeit drei Jahre lang bei 1,5 Prozent. Im letzten Jahr gingen zwei Kolleginnen mittleren Alters, nachbesetzt wurde mit fünf Berufsanfängerinnen. Die alte Quote passt nicht mehr auf die neue Belegschaft.
Heben Sie sie an und schreiben Sie dazu, warum. Kein Programm kennt Ihren Markt oder Ihre neue Führungskraft. Machen Sie Ihre Anpassung sichtbar, statt sie zu verstecken.
Prüfen Sie jede Annahme mit drei Fragen: Bestimmen Sie den Wert selbst? Wirkt er direkt oder über eine Ecke? Wirkt er sofort oder später?
Rechnen Sie drei Fälle: einen guten, einen schlechten, einen wahrscheinlichen. Und sagen Sie im Gespräch, dass es eine Schätzung ist. Eine Prognose ohne diesen Satz wird als Zusage gelesen.
Vor jeder Personalsuche eine Zahl
Sieben unbekannte Abgänge im Jahr sind eine Planungsgröße. Sie sagen, wie viele Gespräche Sie führen und wann Sie anfangen. Vor jeder Personalsuche steht eine Zahl. Wer seine Kapazität nicht kennt, plant sie nicht.
Und ohne Plan weiß niemand, wie viel Personal er sucht. Wer seine Fluktuation nicht kennt, sucht immer zu spät. Deshalb beginnt EBC Recruitment nie mit einer Anzeige, sondern mit genau diesen Zahlen.
Mehr dazu lesen Sie in „Personalplanung steuern: Plan gegen Ist“ und „Personalplanung bei Wachstum: Vorlauf rechtzeitig einplanen“.
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Fazit zu Personalprognose und Vorausschau
Halten Sie Bekanntes und Geschätztes getrennt, dann ziehen Sie eins vom anderen ab. Prüfen Sie diese Woche, wann bei Ihnen ein neuer Vertrag im System angelegt wird. Lautet die Antwort „erst bei vollständigen Unterlagen“, drehen Sie es um.
Herzliche Grüße
Dominik Eller & Christina Fischer
Hinweis
Keine Rechtsberatung, sondern Erfahrung aus der Praxis. Die Beispiele aus einzelnen Branchen beschreiben kein bestimmtes Unternehmen.
