Das Wichtigste in Kürze
Das Auskunftsrecht von Mietern und Eigentümern ist an feste Fristen gebunden. In der Regel bleibt ein Monat ab Eingang, die Beweislast trägt der Verantwortliche. Legen Sie für jede Anfrage einen festen Ablauf mit Identitätsprüfung fest.
Das Auskunftsrecht von Mietern und Eigentümern trifft Verwaltungen oft unvorbereitet. Ein Brief mit Eingangsstempel liegt auf dem Tisch. Ein Mieter will wissen, welche Daten über ihn gespeichert sind und an wen sie gingen.
Die Frist läuft ab Eingang, meist ein Monat. Wer nicht rechtzeitig und vollständig antwortet, riskiert eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde und ein Bußgeld. Die Beweislast für die korrekte Bearbeitung liegt bei Verwalter und Gemeinschaft.
Welche Rechte Betroffene haben
Die DSGVO gibt jeder Person umfassende Rechte an ihren Daten. Das gilt für Mieter, Eigentümer, Interessenten, Handwerker und Beschäftigte.
- Information bei der Erhebung der Daten
- Auskunft über gespeicherte Daten
- Berichtigung falscher Daten
- Löschung nicht mehr benötigter Daten
- Einschränkung der Verarbeitung
- Übertragung der Daten in gängigem Format
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
Alle Mitteilungen müssen präzise, verständlich und in klarer Sprache erfolgen. Jeder Eigentümer hat diese Rechte auch gegenüber Gemeinschaft und Verwalter. Auf das Beschwerderecht bei der Landesbehörde für Datenschutz ist hinzuweisen. Beschwerden sind dort meist über ein Onlineformular möglich.
Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Die Auskunft nennt die gespeicherten personenbezogenen Daten. Dazu kommen Zwecke, Empfänger, Speicherdauer, Herkunft und die Rechte der Person. Sie erfolgt möglichst als Kopie der Daten, schriftlich oder elektronisch.
Die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos. Bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen kann der Verantwortliche ablehnen oder ein Entgelt verlangen. Das muss er nachweisen. Prüfen Sie vor der Auskunft die Identität, damit keine Daten an Unbefugte gehen.
Denken Sie an alle Empfänger. Daten eines Mieters gehen oft an Versicherer, Handwerker, Ablesedienst und Anwalt. Vielen Betroffenen ist das nicht bewusst. Ein gepflegtes Verzeichnis der Verarbeitungen zeigt diese Wege auf einen Blick.
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Fristen für die Antwort
Anfragen sind unverzüglich zu beantworten, spätestens binnen eines Monats nach Eingang. Bei komplexen oder vielen Anfragen ist eine Verlängerung um zwei Monate möglich. Die Verlängerung teilen Sie innerhalb des ersten Monats mit Grund mit.
Lehnen Sie einen Antrag ab, nennen Sie die Gründe. Weisen Sie zugleich auf Beschwerde und Rechtsweg hin. Ein Posteingangsstempel dokumentiert den Fristbeginn.
Falsche Daten berichtigen Sie unverzüglich. Unvollständige Angaben lassen sich durch eine ergänzende Erklärung vervollständigen. Verlangt jemand die Übertragung seiner Daten, liefern Sie sie in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.
Löschung und Aufbewahrung
Daten sind zu löschen, wenn ihr Zweck entfallen ist. Ebenso, wenn eine Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig war. Feste Löschfristen nennt das Gesetz nicht.
Gesetzliche Pflichten zur Aufbewahrung gehen vor. Steuerlich relevante Unterlagen bewahren Sie 10 Jahre auf, Geschäftsbriefe 6 Jahre. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist zu löschen. Bis dahin schränken Sie die Verarbeitung ein.
Die Gemeinschaft beschließt, wann Unterlagen vernichtet werden. Ein solcher Beschluss zur Löschung schafft Klarheit für den Verwalter. Laufen Rechtsstreitigkeiten, dürfen Sie die betroffenen Daten länger aufbewahren.
Widerspruch und Einsicht in der Gemeinschaft
Gegen eine Verarbeitung aus berechtigtem Interesse kann jeder widersprechen. Sie geht dann nur weiter, wenn zwingende schutzwürdige Gründe überwiegen. Gegen Werbung wirkt der Widerspruch sofort.
Nicht jede Weitergabe verletzt Rechte. Eigentümer dürfen die Eigentümerliste mit Namen und Anschrift einsehen. Telefonnummern brauchen eine Einwilligung. Hausgeldrückstände dürfen in der Versammlung mit Namen genannt werden, wenn über Klagen zu beschließen ist.
Bei einem Verstoß können Betroffene Schadensersatz verlangen, auch für immaterielle Schäden. Der Verantwortliche muss dann zeigen, dass er alle Pflichten eingehalten hat. Eine saubere Dokumentation ist deshalb der beste Schutz.
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Fazit zum Auskunftsrecht
Das Auskunftsrecht von Mietern und Eigentümern ist mit festen Fristen verbunden. Ein Monat ist die Regel, die Beweislast liegt beim Verantwortlichen. Löschung endet dort, wo Pflichten zur Aufbewahrung beginnen.
Legen Sie für jede Anfrage einen festen Ablauf mit Stempel, Identitätsprüfung und Frist fest.
Herzliche Grüße
Dominik Eller & Christina Fischer
Quellen
Welche Rechte Betroffene haben
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Betroffenenrechte nach der DS-GVO – IHK Region Stuttgart
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Art. 12 DSGVO
- Art. 13 DSGVO
Auskunft nach Art. 15 DSGVO
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Betroffenenrechte nach der DS-GVO – IHK Region Stuttgart
- Kuckertz u. a. (Hrsg.), Fachmann/Fachfrau für Immobiliardarlehensvermittlung IHK, 2016
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Art. 15 DSGVO
Fristen für die Antwort
- Art. 16 DSGVO
- Art. 20 DSGVO
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Betroffenenrechte nach der DS-GVO – IHK Region Stuttgart
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- Art. 12 DSGVO
Löschung und Aufbewahrung
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Betroffenenrechte nach der DS-GVO – IHK Region Stuttgart
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Art. 17 DSGVO
- § 147 AO
Widerspruch und Einsicht in der Gemeinschaft
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Betroffenenrechte nach der DS-GVO – IHK Region Stuttgart
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- Kuckertz u. a. (Hrsg.), Fachmann/Fachfrau für Immobiliardarlehensvermittlung IHK, 2016
- Art. 21 DSGVO
- Art. 82 DSGVO
Gesetze
- Art. 12 DSGVO
- Art. 13 DSGVO
- Art. 15 DSGVO
- Art. 16 DSGVO
- Art. 20 DSGVO
- Art. 17 DSGVO
- § 147 AO
- Art. 21 DSGVO
- Art. 82 DSGVO
Weitere Quellen im Netz
Hinweis
Dieser Beitrag stützt sich auf die genannte Fachliteratur der Immobilienwirtschaft, die Gesetzestexte und ausgewählte Fachquellen. Rechtsstand: Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
