Das Wichtigste in Kürze
Datensicherheit in der Hausverwaltung beruht auf angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Zugriffsrechte, Verschlüsselung und geprüfte Sicherungen bilden den Kern. Testen Sie, ob sich eine Sicherung vollständig zurückspielen lässt.
Datensicherheit in der Hausverwaltung ist mehr als ein Virenscanner. Im Serverschrank und auf dem Laptop liegen personenbezogene Daten wie Kontodaten, Verbrauchswerte und Mietrückstände. Ein gestohlenes Gerät oder ein Angriff legt das Büro lahm.
Der Schaden trifft nicht nur die Verwaltung. Mieter und Eigentümer verlieren das Vertrauen, die Aufsichtsbehörde kann Bußgelder verhängen. Ohne Datensicherung kann ein einziger Ausfall die Abrechnung eines ganzen Jahres kosten.
Datenschutz und Datensicherheit unterscheiden
Datenschutz schützt Daten vor Missbrauch. Datensicherheit schützt sie vor Verlust und Zerstörung. Die DSGVO verbindet beide Ziele.
Verlust droht durch Viren, defekte Festplatten oder versehentliches Überschreiben. Dagegen helfen Sicherungskopien, gespiegelte Festplatten und ein Schreibschutz. Gegen Missbrauch helfen klare Zugriffsrechte und starke Passwörter.
Nach Art. 32 DSGVO treffen Verantwortliche und Auftragsverarbeiter technische und organisatorische Maßnahmen. Das Schutzniveau muss dem Risiko angemessen sein. Maßstab sind Stand der Technik, Kosten, Art der Verarbeitung und Schwere möglicher Schäden.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Das Bundesdatenschutzgesetz nennt zahlreiche Kontrollziele. Für Verwaltungen sind diese besonders wichtig:
- Zugangskontrolle: Unbefugte kommen nicht an Rechner und Server
- Zugriffskontrolle: jeder sieht nur die Daten, die er braucht
- Eingabekontrolle: Änderungen sind nachvollziehbar
- Transportkontrolle: Daten werden verschlüsselt übertragen
- Wiederherstellbarkeit: Systeme lassen sich nach Störungen zurückholen
- Trennbarkeit: Daten unterschiedlicher Zwecke bleiben getrennt
Im Alltag reichen oft Standardmaßnahmen. Dazu gehören aktuelle Betriebssysteme, Passwortschutz, regelmäßige Sicherungen, Virenscanner und klare Benutzerrechte. Wichtige Daten sind gegenüber Unbefugten zu verschlüsseln. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bietet mit dem IT-Grundschutz eine ausführliche Orientierung. Die Aufsichtsbehörden der Länder stellen Kurzpapiere zu den technischen Anforderungen bereit.
Haben Sie Fragen zur Datensicherheit in Ihrem Büro?
Sie schildern Ihren Fall zur Datensicherheit in Ihrem Büro und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Datensicherung richtig organisieren
Regelmäßige Datensicherung ist zentral für das Risikomanagement. Legen Sie ausdrücklich fest, wie oft, auf welche Weise und wo gesichert wird. Die Sicherung gehört an einen anderen Ort als die Originaldaten.
Vollständige Sicherungen bieten hohe Sicherheit. Sie brauchen dafür viel Zeit. Differenzielle und inkrementelle Sicherungen erfassen nur Änderungen und gehen schneller. Prüfen Sie regelmäßig, ob sich die Daten tatsächlich wiederherstellen lassen.
Bei Software aus einem externen Rechenzentrum übernimmt meist der Anbieter die Sicherung. Mit ihm schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Darin legt er seine eigenen Schutzmaßnahmen offen. Die Verantwortung für die Daten bleibt dennoch bei Ihnen.
Mitarbeiter, Homeoffice und Geräte
Die meisten Lücken entstehen im Alltag, nicht in der Technik. Beschäftigte verarbeiten Daten nur auf Weisung. Verpflichten Sie jeden bei Beginn schriftlich auf den Datenschutz und schulen Sie regelmäßig.
Im Homeoffice gelten dieselben Standards. Arbeiten Sie mit Geräten und Software des Unternehmens, nicht mit privaten. Laptops werden verschlüsselt, Passwörter regelmäßig geändert und nicht weitergegeben. Unbekannte Anhänge öffnen Sie nicht.
Ein Datenschutzbeauftragter hilft, diese Regeln aufzustellen und zu überwachen. Die Datensicherung selbst bleibt Aufgabe von Leitung und IT. Ungewöhnliches Verhalten von Programmen melden Mitarbeiter sofort. Dahinter kann ein Schadprogramm stecken.
Risiko bewerten und dokumentieren
Bewerten Sie drei Risiken: unbefugten Zugriff, ungewollte Änderung und Verlust von Daten. Ordnen Sie den Schutzbedarf als normal, hoch oder sehr hoch ein. Führen Sie eine Liste der Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen. Eine allgemeine Beschreibung der Maßnahmen gehört auch in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Datenschutz beginnt bei der Planung. Wählen Sie Systeme mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen. Prüfen Sie die Maßnahmen regelmäßig auf Wirksamkeit. Neue Technik wie vernetzte Haustechnik oder Kameras verlangt vorab eine eigene Prüfung der Risiken. Bei einer Datenpanne melden Sie den Vorfall in der Regel binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde.
Haben Sie Fragen zur Datensicherheit in Ihrem Büro?
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Fazit zur Datensicherheit
Datensicherheit in der Hausverwaltung beruht auf angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Zugriffsrechte, Verschlüsselung und geprüfte Sicherungen bilden den Kern. Dokumentation und Schulung machen den Schutz nachweisbar.
Testen Sie in diesem Monat, ob sich eine Sicherung Ihrer Verwaltungssoftware vollständig zurückspielen lässt.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Quellen
Datenschutz und Datensicherheit unterscheiden
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Datenschutz und Datensicherheit – IHK Region Stuttgart
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Art. 32 DSGVO
Technische und organisatorische Maßnahmen
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Unternehmenssteuerung und Kontrolle
- Datenschutz und Datensicherheit – IHK Region Stuttgart
- § 64 BDSG
- Art. 32 DSGVO
Datensicherung richtig organisieren
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Datenschutz und Datensicherheit – IHK Region Stuttgart
- Art. 28 DSGVO
Mitarbeiter, Homeoffice und Geräte
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Datenschutz und Datensicherheit – IHK Region Stuttgart
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Unternehmenssteuerung und Kontrolle
Risiko bewerten und dokumentieren
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Datenschutz und Datensicherheit – IHK Region Stuttgart
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Art. 25 DSGVO
- Art. 30 DSGVO
- Art. 33 DSGVO
Gesetze
Weitere Quellen im Netz
Hinweis
Dieser Beitrag stützt sich auf die genannte Fachliteratur der Immobilienwirtschaft, die Gesetzestexte und ausgewählte Fachquellen. Rechtsstand: Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
