Das Wichtigste in Kürze
Stellenbeschreibung und Organisationshandbuch halten Zuständigkeiten schriftlich fest. Sie sichern Vertretung, erleichtern die Einarbeitung und schützen die Geschäftsführung bei Haftungsfragen. Schreiben Sie für jede Stelle Aufgaben, Befugnisse und Vertretung auf eine Seite.
Eine Stellenbeschreibung fehlt in vielen Verwaltungsbüros. Zuständigkeiten leben im Kopf des Inhabers. Solange alle da sind und das Büro klein bleibt, geht das gut. Mit jedem neuen Mitarbeiter wächst die Zahl der offenen Fragen.
Fällt eine Kraft aus, weiß niemand, welche Fristen laufen. Bei einem Schaden fragt der Versicherer, wer zuständig war. Fehlt dann eine Regelung, muss sich die Geschäftsführung das anlasten lassen.
Aufbau vor Ablauf
Organisation hat zwei Seiten. Die Aufbauorganisation legt das Gerüst fest: Stellen, Abteilungen, Weisungswege. Die Ablauforganisation ordnet die Arbeitsschritte darin.
Die Stelle ist die kleinste Einheit. Sie bündelt Aufgaben und Befugnisse für eine Person. Ihr Umfang muss zur Kapazität eines Menschen passen. Mehrere Stellen bilden eine Abteilung mit einer Leitung.
Im Einliniensystem hat jeder Mitarbeiter genau einen Vorgesetzten. Das ist übersichtlich, belastet die Leitung allerdings stark. Im Mehrliniensystem arbeitet etwa der Hauswart für Technik und Kaufleute zugleich. Stabsstellen wie Assistenz oder Controlling bereiten Entscheidungen vor, ohne Weisungsrecht.
Neben festen Stellen gibt es Teams auf Zeit. Ein Projekt zur Einführung neuer Verwaltungssoftware ist ein Beispiel. Es legt sich über die feste Struktur und endet mit dem Ziel.
Was eine Stellenbeschreibung enthält
Die Stellenbeschreibung hält Aufgaben, Ziele und Verantwortung einer Stelle fest. Sie entsteht aus einer Analyse des Ist-Zustands. Den Stelleninhaber und seinen Vorgesetzten beziehen Sie eng ein.
- Bezeichnung der Stelle und Vorgesetzter
- Aufgaben und Ziel der Stelle
- Entscheidungsbefugnisse und Verantwortung
- aktive und passive Vertretung
- unterstellte Stellen und Berichtswege
- Anforderungen an Ausbildung und Erfahrung
Die Vertretung ist im Verwaltungsalltag der wichtigste Punkt. Sie regelt, wer im Urlaub Fristen überwacht und Rechnungen freigibt. Die Anforderungen dienen zugleich als Grundlage für Stellenanzeigen. Delegieren Sie Entscheidungen, regeln Sie auch die Mitverantwortung für nachgeordnete Stellen. Bei Haftungsfragen wird genau danach gefragt.
Haben Sie Fragen zur Organisation Ihres Verwaltungsbüros?
Sie schildern Ihren Fall zur Organisation Ihres Verwaltungsbüros und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Dienstanweisung und Geschäftsverteilungsplan
Die Dienstanweisung legt ein bestimmtes Vorgehen verbindlich fest. In der Verwaltung betrifft sie etwa Wartung technischer Anlagen, Winterdienst oder Verhalten bei Wasserrohrbruch.
Der Geschäftsverteilungsplan zeigt, wer wofür mit welchen Befugnissen zuständig ist. Außer in Kleinbetrieben gilt er als unverzichtbar. Oft fällt sein Fehlen erst im Rechtsstreit auf. Passen Sie ihn an, wenn sich Aufgaben ändern, ohne ihn ständig umzubauen.
Spezialisierung bringt Fachwissen, etwa bei Betriebskosten. Sie birgt zugleich Betriebsblindheit und Abhängigkeit von einzelnen Personen. Ein klarer Plan mit Vertretern begrenzt dieses Risiko.
Organisationshandbuch und Organigramm
Das Organisationshandbuch fasst alle schriftlichen Regeln zusammen. Sie führen es als Ordner oder in Ihrer Software. Parallel entsteht ein Organigramm.
- Organigramm mit Stellen und Weisungswegen
- Stellenbeschreibungen aller Mitarbeiter
- Geschäftsverteilungsplan
- Dienstanweisungen für Technik und Notfälle
- Prozessbeschreibungen für Kernabläufe
Das Organigramm macht Zuständigkeiten sichtbar. Über die Qualität der Arbeit sagt es nichts. Es muss bei jeder Änderung angepasst werden. Handbuch und Organigramm sind zugleich Bausteine Ihres Wissensmanagements. Wissen bleibt im Betrieb, auch wenn Mitarbeiter gehen.
Nutzen über die Ordnung hinaus
Der größte Gewinn liegt in der Vorarbeit. Wer Stellen und Abläufe beschreibt, analysiert zwangsläufig seine Organisation. Doppelarbeit und Lücken werden dabei sichtbar.
Das Handbuch erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich. Es bildet die Grundlage für ein Qualitätsmanagement nach ISO 9000. Bei Haftungsfragen belegt es eine geordnete Organisation.
Der nächste Schritt ist das Denken in Prozessen. Für jeden Ablauf benennen Sie eine verantwortliche Person. Kernprozesse wie die Vermietung behalten Sie im Haus. Unterstützende Prozesse wie die Reinigung lassen sich auslagern.
Haben Sie Fragen zur Organisation Ihres Verwaltungsbüros?
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Fazit zu Stellenbeschreibung und Organisationshandbuch
Stellenbeschreibung und Organisationshandbuch übersetzen Zuständigkeit in Schriftform. Sie sichern Vertretung, erleichtern Einarbeitung und schützen die Geschäftsführung bei Haftungsfragen. Der Aufwand lohnt sich vor allem durch die Analyse, die er erzwingt.
Schreiben Sie zuerst für jede Stelle Aufgaben, Befugnisse und Vertretung auf eine Seite.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Quellen
Einleitung
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
Aufbau vor Ablauf
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Unternehmenssteuerung und Kontrolle
- Aufbauorganisation: Wer macht was? – Haufe
Was eine Stellenbeschreibung enthält
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Aufbauorganisation: Wer macht was? – Haufe
Dienstanweisung und Geschäftsverteilungsplan
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
Organisationshandbuch und Organigramm
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Unternehmenssteuerung und Kontrolle
- Aufbauorganisation: Wer macht was? – Haufe
Nutzen über die Ordnung hinaus
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Unternehmenssteuerung und Kontrolle
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
Weitere Quellen im Netz
Hinweis
Dieser Beitrag stützt sich auf die genannte Fachliteratur der Immobilienwirtschaft, die Gesetzestexte und ausgewählte Fachquellen. Rechtsstand: Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
