Das Wichtigste in Kürze
Trennen Sie Lohnprogramm und Auswertung, denn das Lohnprogramm hat genau eine Pflicht: richtig abrechnen. Aussagen entstehen erst auf einer eigenen Auswertungsebene daneben. Zählen Sie, wie viele Handgriffe Ihr letzter Personalbericht gekostet hat.
Ihr Lohnprogramm kennt jeden Menschen in Ihrem Betrieb: Eintritt, Austritt, Stundensatz, Zuschlag, Fehltag. Und trotzdem sitzen Sie am Monatsende da und tippen Zahlen ab. Das ist keine Schlamperei. Das liegt am System selbst.
Das Lohnprogramm ist das führende System
Ein Lohnprogramm hat genau eine Pflicht: richtig abrechnen, auf den Cent, für jeden Einzelfall. Die deutsche Entgeltabrechnung gilt als sehr anspruchsvoll. Ein Programm, das das leistet, hat genug zu tun. Es hält den verbindlichen Bestand Ihres Hauses. Auswertung ist dort Beiwerk.
Berichte kommen zwar heraus. Zu Ihrem Betrieb passen sie nicht. Ein Standardprogramm weiß nicht, wen Sie zur Stammbelegschaft zählen. Es weiß nicht, ob Aushilfen mitzählen und wie Sie einen halben Arbeitsplatz gewichten.
Die Listen sehen oft aus wie vor 20 Jahren. Der Rechenweg ist schwer nachzuprüfen, und an die Rohdaten kommen Sie nur mit Spezialwissen. In einem Projekt schätzte der Hersteller für ein einziges zusätzliches Feld drei Arbeitstage. Auf der eigenen Auswertungsebene dauerte es drei Minuten.
Sechs Schritte, die zwei Tage kosten
Ohne zweite Ebene läuft der Monatsbericht meist so ab:
- Auswertung im Lohnprogramm starten
- Ergebnis ausdrucken
- Zahlen in ein neues Dokument tippen
- formatieren, bis es vorzeigbar ist
- erneut drucken
- Bericht weitergeben
In diesem Ablauf ist ein Mensch die Maschine. Er braucht dafür nach unserer Erfahrung zwei Tage und macht es jedes Mal ein wenig anders. Meist erledigt das die Kollegin in der Verwaltung, abends nach dem Tagesgeschäft.
Sie weiß, dass diese Arbeit nichts schafft. Dazu kommt der Fehler: Jede Übertragung von Hand ist eine Fehlerquelle. Der Bericht sieht gut aus und ist falsch.
Haben Sie Fragen zur Auswertung Ihrer Lohndaten?
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Die Auswertungsebene daneben
Die Lösung ist eine Aufgabenteilung. Das führende System hält die Daten und rechnet ab. Daneben steht eine Auswertungsebene, die Daten holt und daraus Aussagen macht.
Dann bleiben drei Schritte: Daten übernehmen, automatisch aufbereiten, Ergebnis verschicken. Der Bericht im nächsten Monat kostet Minuten und sieht genau aus wie im Vormonat. Vergleichbarkeit entsteht nicht durch Fleiß, sondern durch gleiche Regeln.
Für die Auswertungsebene gilt dieselbe Sorgfalt wie für das Lohnprogramm: geschützter Ordner, enge Rechte, klarer Personenkreis. Sie muss sieben Dinge können:
- Daten regelmäßig aus dem Lohnprogramm holen
- Daten aus anderen Quellen dazunehmen
- beides je Person verbinden
- nach Ihren eigenen Regeln rechnen
- bis zur einzelnen Zeile nachprüfbar sein
- in jedem benötigten Format ausgeben
- einen Wechsel des Lohnprogramms überleben
Erst die Verbindung schafft Aussagen. Eine Hausverwaltung mit 18 Leuten verbindet die verwalteten Einheiten aus der Verwaltungssoftware mit der Zahl der Verwalter. Einheiten je Verwalter über zwölf Monate beantwortet die Frage nach der nächsten Einstellung. Kein Lohnprogramm liefert diese Zahl.
Und der Wechsel: Lohnprogramme werden nach unserer Beobachtung alle acht bis zwölf Jahre gewechselt. Die Historie bleibt oft im alten System. Ihre Auswertungsebene behält sie.
Ausgelagerte Abrechnung und fehlende Köpfe
Lassen Sie extern abrechnen, bekommen Sie Abrechnungen zurück, keinen auswertbaren Bestand. Vereinbaren Sie mit Ihrem Steuerbüro eine monatliche Datei mit festen Feldern. Das ist üblich, kommt allerdings nicht von allein.
Im Lohnprogramm fehlen außerdem Zeitarbeiter, freie Mitarbeiter und Subunternehmer. Ein Fitnessstudio mit 42 Angestellten beschäftigt dazu 14 Kurstrainer auf Honorarbasis. Teilen Sie deren Stunden durch Ihre Regelarbeitszeit. 14 Trainer mit je 50 Stunden ergeben rund vier volle Stellen, die in keiner Übersicht auftauchen.
Eine IT-Abteilung brauchen Sie dafür nicht. Die Ebene wächst in Stufen: eine Frage, eine Tabelle, eine kleine Datenbank, später ein Auswertungswerkzeug, heute oft mit KI-Unterstützung. Die Reihenfolge bleibt: erst der saubere Bestand, dann die schöne Auswertung.
Vor jeder Personalsuche eine Zahl
Wer seine Kapazität nicht kennt, nennt seinen Bedarf nicht, er rät ihn. Vor jeder Personalsuche steht eine Zahl. Wer seine Kapazität nicht kennt, plant sie nicht.
Und ohne Plan weiß niemand, wie viel Personal er sucht. Wer seine Fluktuation nicht kennt, sucht immer zu spät. Deshalb beginnt EBC Recruitment nie mit einer Anzeige, sondern mit genau diesen Zahlen.
Mehr dazu lesen Sie in „Software für Personalcontrolling richtig auswählen“ und „Falsche Personaldaten dauerhaft korrigieren“.
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Fazit zu Lohnprogramm und Auswertung
Das Lohnprogramm rechnet ab, die Auswertungsebene macht daraus Aussagen. Zählen Sie diese Woche, wie viele Handgriffe Ihr letzter Personalbericht gekostet hat. Die Liste zeigt in 20 Minuten, was Sie im Jahr verlieren.
Herzliche Grüße
Dominik Eller & Christina Fischer
Hinweis
Keine Rechtsberatung, sondern Erfahrung aus der Praxis. Die Beispiele aus einzelnen Branchen beschreiben kein bestimmtes Unternehmen.
