Das Wichtigste in Kürze
Im Personalbericht legen Sie zuerst die Grundgesamtheit fest: wen Sie mitzählen. Dieselbe Belegschaft ergibt 37 oder 31 Vollzeit-Einheiten, je nach Zählregel. Setzen Sie hinter jede Vertragsart Ihres Hauses einen Haken oder ein Kreuz.
Vor allen Zahlen steht eine Entscheidung, die fast jeder Betrieb überspringt: Wen zählen Sie mit? Die Frage klingt nach Kleinkram. Sie entscheidet über jede Zahl danach.
Zwei Hausverwaltungen mit je 40 Verträgen. Die erste zählt Aushilfen und Werkstudenten mit, die zweite nicht. Die erste meldet 37 Vollzeit-Einheiten, die zweite 31. Dieselbe Belegschaft, sechs Einheiten Unterschied, und beide Zahlen sind richtig. Die Grundgesamtheit ist die Menge, über die Sie berichten. Die Grenze legen Sie selbst fest.
Zwei Grenzen: Einheiten und Menschen
Die erste Grenze zieht sich um Ihre Einheiten. Führen Sie mehrere Gesellschaften, entscheiden Sie nach dem Zweck, welche hineingehören. Eine Einheit für ehemalige Mitarbeiter im Ruhestand gehört sofort heraus. Entscheiden Sie einmal und halten Sie es in allen Monaten durch.
Die zweite Grenze zieht sich um die Menschen. Dafür brauchen Sie eine Liste Ihrer Vertragsarten, nicht Ihrer Mitarbeiter. In einem Betrieb dieser Größe sind das nach unserer Erfahrung zehn bis 20 Arten.
Dazu zählen unbefristet in Voll- und Teilzeit, befristet, Aushilfe, Werkstudent und Praktikant. Ebenso Auszubildender, Geschäftsführer, freier Mitarbeiter, ruhender Vertrag und Altersteilzeit. Setzen Sie hinter jede Art einen Haken oder nicht. Diese Seite ist Ihre halbe Grundgesamtheit.
Strittig ist oft der freie Mitarbeiter auf Rechnung. Im Maklerbüro sitzt er im Haus und bringt Umsatz. Auf den Personalplan zählt er trotzdem nicht, denn er besetzt keine Stelle. Er gehört in eine eigene Zeile darunter.
Drei Siebe hintereinander
Danach steuern Sie aus, wer am Stichtag nicht zur Verfügung steht: Elternzeit, lange Krankheit, Mutterschutz, Freistellung, Freistellungsphase der Altersteilzeit. Aus der Zählung heraus, nicht aus dem Bericht. Sie stehen in der Davon-Spalte. Unsichtbar erzeugt Misstrauen.
Stellen Sie sich drei Siebe vor. Oben schütten Sie alle Datensätze hinein. Das erste hält die falschen Gesellschaften zurück, das zweite die falschen Vertragsarten, das dritte die Abwesenden. Was unten ankommt, ist Ihre Grundgesamtheit.
Haben Sie Fragen zur Grundgesamtheit Ihres Personalberichts?
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Die Gegenprobe jeden Monat
Was in den Sieben hängen bleibt, prüft niemand. Bauen Sie dafür eine schlichte Liste: ein Name je Zeile, daneben der Grund. Grundgesamtheit plus diese Liste muss Ihre Gesamtzahl ergeben. Stimmt die Summe nicht, ist etwas durchgefallen: eine fehlende Vertragsart, eine Abwesenheit ohne Enddatum, ein nie eingetragener Austritt.
Das dauert fünf Minuten im Monat. Gruppieren Sie nach Grund. Elf Aussteuerungen wegen fehlender Vertragsart sind kein Zählproblem, sondern ein Erfassungsproblem.
Legen Sie jedem Bericht ein Blatt bei, wer gezählt wird und wer nicht. Wer die Zahl anzweifelt, greift nach genau diesem Blatt. Ändern Sie die Regel nur zum Jahreswechsel und rechnen Sie den Vormonat einmal nach beiden Regeln.
Zwei Ziffern je Ebene
Geben Sie jeder Ebene im Organigramm zwei Ziffern: Geschäftsführung 01, Verwaltung 0101, 010101 für die Buchhaltung. Die Länge zeigt die Ebene. Die Zahlen sortieren sich von selbst in der Reihenfolge Ihres Organigramms.
Wollen Sie nur Ebene zwei sehen, wird alles Tiefere der übergeordneten Einheit zugeschlagen. Die Leitung sieht vier Zeilen, ein Bereichsleiter seine zwölf. Dieselben Zahlen aus derselben Quelle, ein einziger Bericht.
Jeder Schlüssel kommt nur einmal vor und beschreibt eine Position, keine Abteilung. Bei 30 Leuten reichen zwei Ebenen, drei sind das Maximum. Führungskräfte zählen mit voller Kapazität in ihrer eigenen Einheit.
Später: Von- und Bis-Datum
Mit Von- und Bis-Datum je Datensatz setzen Sie jeden Stichtag frei, auch rückwärts. Sie vergleichen Stichtage und sehen Wechsel zwischen Abteilungen. Das ist der Anfang jeder Fluktuationsrechnung.
Für den Start ist das zu aufwendig. Beginnen Sie mit einem gespeicherten Stand je Monat. Zwölf Stände sind zwölf Vergleichspunkte.
Der erste Bericht ist der teuerste. Jede weitere Auswertung greift auf dieselbe Auswahl zurück und kostet einen Bruchteil.
Vor jeder Personalsuche eine Zahl
Kapazität und Fluktuation stehen und fallen mit der Grundgesamtheit. Vor jeder Personalsuche steht eine Zahl. Wer seine Kapazität nicht kennt, plant sie nicht.
Und ohne Plan weiß niemand, wie viel Personal er sucht. Wer seine Fluktuation nicht kennt, sucht immer zu spät. Deshalb beginnt EBC Recruitment nie mit einer Anzeige, sondern mit genau diesen Zahlen.
Mehr dazu lesen Sie in „Köpfe oder Kapazitäten: Mitarbeiter richtig zählen“ und „Zählweise geändert: Personalkennzahlen verlässlich vergleichen“.
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Fazit zur Grundgesamtheit
Erst festlegen, wen Sie zählen, dann rechnen. Lassen Sie sich diese Woche alle Vertragsarten Ihres Hauses ausgeben und setzen Sie hinter jede einen Haken oder ein Kreuz. Diese Seite trägt jede weitere Auswertung.
Herzliche Grüße
Dominik Eller & Christina Fischer
Hinweis
Keine Rechtsberatung, sondern Erfahrung aus der Praxis. Die Beispiele aus einzelnen Branchen beschreiben kein bestimmtes Unternehmen.
