Das Wichtigste in Kürze
Korruption beugen Sie vor, indem Sie Kontrolllücken mit Funktionstrennung und Vier-Augen-Prinzip schließen. Geld verschwindet dort, wo niemand mit Entdeckung rechnet. Prüfen Sie Ihre 10 größten Lieferanten der letzten 3 Jahre.
Der Umsatz steigt, die Auftragslage ist gut, die Mannschaft arbeitet. Trotzdem bleibt unten jedes Jahr etwas weniger übrig. Der Steuerberater findet nichts. Jede Rechnung hat eine Nummer und eine Freigabe.
Niemand hat etwas gestohlen, soweit jemand weiß. Und doch verlässt Geld das Haus, das dort hingehört. Das ist zuerst eine Frage der Führung. Der Strafrichter steht am Ende einer langen Kette. Entscheidend ist der Anfang.
Korruption wächst in Kontrolllücken
Die Fachwelt nennt das Thema Korruptionscontrolling. Gemeint ist: Sie sorgen dafür, dass die Gelegenheit gar nicht erst entsteht. Fehlverhalten wächst, wenn ein Mensch 2 Dinge annimmt. Erstens fällt es ohnehin niemandem auf. Zweitens passiert nichts, wenn es doch auffällt.
Das hat wenig mit Misstrauen zu tun. Als beste Absicherung gilt eine Kultur, in der Menschen wertgeschätzt werden. Schaden entsteht vor allem dort, wo sich Menschen unsicher fühlen.
Das Grundmuster hat 3 Beteiligte. Sie als Inhaber tragen Risiko und Vermögen. Ein Mitarbeiter darf für Sie einkaufen, vergeben oder freigeben.
Ein Geschäftspartner liefert oder baut. Zwischen Mitarbeiter und Partner entsteht ein zweiter, stiller Vertrag. Den Schaden tragen Sie und mindestens ein ehrlicher Wettbewerber.
Wo im Betrieb Geld verschwindet
Für private Unternehmen gelten Einkauf, Lager und Vertrieb als besonders empfindlich. Im Alltag eines kleinen Betriebs sind das 6 Stellen:
- der Einkauf: wer bestellt, vergleicht und die Lieferung prüft
- die Vergabe an Handwerker und Dienstleister
- Nachlässe und Sonderkonditionen im Verkauf
- die Barkasse in Gastronomie, Studio oder Empfang
- Rechnungen für Leistungen, die niemand nachmisst
- Entscheidungen über fremdes Geld, etwa in jeder Verwaltung
Der letzte Punkt betrifft viele. Ein Verwalter beauftragt einen Handwerker, der Eigentümer bezahlt. Der Verwalter spürt den Preis nicht, und der Handwerker weiß das. Wo jemand Geld ausgibt, das er nicht selbst verdient hat, brauchen Sie eine zweite Unterschrift.
Haben Sie Fragen zur Korruptionsvorbeugung?
Sie schildern Ihren Fall zur Korruptionsvorbeugung und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Warnzeichen für Korruption kostenlos prüfen
Ein einzelnes Zeichen ist kein Beweis, nicht einmal ein Verdacht. Viele sind harmlos. Erst wenn mehrere zusammentreffen, entsteht eine Warnung.
Bei Personen zählen dazu ein Lebensstil über dem Einkommen, Geldnot oder Nebentätigkeiten in derselben Branche. Im Betrieb zählen Vorgänge dazu, die nur einer versteht. Ebenso wiederkehrende Abweichungen bei einem Auftragnehmer.
Auf dem Land kennt jeder jeden. Dass Einkäufer und Lieferant im selben Verein sind, ist normal. Zum Zeichen wird es erst mit fehlenden Vergleichsangeboten und steigenden Preisen. Dazu kommt ein Mitarbeiter, der den Bereich allein hält. Drei Zeichen können Sie ohne Aufwand prüfen:
- derselbe Lieferant seit Jahren ohne ein Vergleichsangebot
- ein Mitarbeiter, der nie Urlaub nimmt und seine Vertretung nie einarbeitet
- Rechnungen, die über Jahre knapp unter Ihrer Freigabegrenze liegen
Wer etwas verdeckt, muss es täglich verdecken. Zwei Wochen Urlaub heißen 2 Wochen, in denen jemand anders die Vorgänge sieht. Zugleich erfahren Sie, ob Ihr Betrieb ohne diese Person läuft.
Funktionstrennung und Vier-Augen-Prinzip nutzen
Die Abhilfe hat 4 Ansatzpunkte: Abläufe, Kultur, eigene Leute und Geschäftspartner. Bei den Abläufen ist die Trennung von Funktionen der Kern. Niemand prüft später seine eigene Arbeit. Im kleinen Betrieb heißt das: Wer bestellt, nimmt die Ware nicht an. Wer die Kasse führt, zählt sie nicht allein ab.
Beim Vier-Augen-Prinzip prüft und unterschreibt eine zweite Person. Sie muss die Sache verstehen. Wer 20 Rechnungen am Sonntag ungeprüft abzeichnet, ist keine zweite Person. Ergänzen Sie das durch Rotation: Zuständigkeiten wechseln von Zeit zu Zeit. Die Urlaubsvertretung ist eine Rotation, die Sie ohnehin haben.
Klare Regeln passen auf 2 Seiten. Zu viele schaden so wie zu wenige, denn was niemand liest, gilt nicht. Legen Sie eine Wertgrenze für Geschenke fest. Ein völliges Verbot führt nur dazu, dass niemand mehr etwas meldet.
Kultur und Geschäftspartner einbinden
Viel Konflikt, wenig Loyalität, viele Fehltage und hohe Fluktuation zeigen ein Kulturproblem. Diese Zahlen stehen in Ihrer Lohnabrechnung. Wer sich nicht zugehörig fühlt, schützt Ihr Vermögen weniger. Wertschätzung ist hier eine Schutzmaßnahme.
Schulen Sie mit echten Zwickmühlen statt mit Rundschreiben. Ein langjähriger Handwerker lädt den zuständigen Mitarbeiter zum Fußball ein. Nächste Woche steht die Vergabe für das große Dach an. Diese Frage in der Runde wirkt stärker als jede Richtlinie.
Beziehen Sie auch Lieferanten ein. Eine kurze Erklärung zur Integrität in Ihren Bedingungen genügt. Wer sie nicht unterschreiben will, gibt Ihnen eine wertvolle Auskunft. Bei einem konkreten Verdacht handeln Sie nicht allein und nicht schnell. Holen Sie fachlichen Rat, bevor Sie den ersten Schritt tun.
Mehr dazu lesen Sie in „Personalrisiken erkennen: fünf Fächer genügen“ und „Ethische Personalführung: erlaubt, aber falsch“.
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Fazit zu Korruptionsprävention
Geld verschwindet dort, wo niemand mit Entdeckung rechnet und sich niemand zugehörig fühlt. Listen Sie diese Woche Ihre 10 größten Lieferanten der letzten 3 Jahre auf. Notieren Sie daneben, seit wann sie liefern und wann Sie zuletzt verglichen haben.
Herzliche Grüße
Dominik Eller & Christina Fischer
Hinweis
Keine Rechtsberatung, sondern Erfahrung aus der Praxis. Die Beispiele aus einzelnen Branchen beschreiben kein bestimmtes Unternehmen. Alle Zahlen in den Beispielen sind Beispielwerte.
