Das Wichtigste in Kürze
Personalauswertungen bereiten Sie gezielt für den Empfänger auf, denn er bestimmt die Art der Auswertung. Zwischen Aufbereiten und Fälschen liegt eine harte Grenze: auswählen ja, verschweigen nein. Ordnen Sie Ihre letzten fünf Auswertungen den fünf Arten zu.
„Die Zahlen sind neutral.“ Der Satz klingt sauber und ist falsch. Sobald eine Auswertung einen Zweck hat, ist sie nicht mehr neutral. Ohne Zweck ist sie sinnlos.
Das ist kein Freibrief zum Schönrechnen. Zwischen zielgerichtet aufbereiten und fälschen liegt eine harte Grenze. Vorher steht eine Frage: Für wen rechnen Sie?
Fünf Arten von Personalauswertungen
1. Nach außen, öffentlich: Webseite, Bank, Gesellschafter, Lokalzeitung, Fachzeitschrift. Der Empfänger deutet die Zahl allein, ohne Rückfrage. Und Ihre neue Zahl trifft auf Ihre alten.
Gleichen Sie deshalb vorher ab: gleiche Zählweise, gleicher Stichtag. Oft genügt eine grobe Angabe. Bündeln Sie Anfragen zu Personalzahlen bei einer Person mit Namen und Telefonnummer.
2. Nach innen, öffentlich: schwarzes Brett, Intranet, Mitarbeiterinformation. Es gilt: intern gleich extern. Ein Aushang wird abfotografiert und weitergeschickt. Für die Belegschaft ist er zugleich ein Signal, wie offen mit ihr gesprochen wird.
Hängt dort seit acht Monaten dieselbe Zahl oder hängen dort nur gute Zahlen, merken die Leute das. Irgendwann lesen sie den Aushang nicht mehr und stellen keine Fragen mehr. Das steht in keiner Auswertung und ist teuer.
Auch ein internes Telefonverzeichnis gehört hierher: betrieblich sinnvoll und zugleich eine fertige Liste für jeden, der bei Ihnen abwerben will. Wägen Sie jedes Mal ab.
Haben Sie Fragen zu Personalauswertungen?
Sie schildern Ihren Fall zu Personalauswertungen und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
3. Nach innen, vertraulich: Nachfolgeplanung, neues Vergütungsmodell, Vergleich „im Haus oder ausgelagert“, Personalkostenplanung, Zahlen für einen Zusammenschluss. Eine Praxis mit 41 Mitarbeitern rechnet durch, ob sie die Abrechnung auslagert. Die Rechnung enthält die Kosten zweier bekannter Personen. Landet sie auf dem falschen Tisch, kündigen Leute, obwohl nie etwas entschieden war. Drei Regeln: Empfängerkreis schriftlich mit Namen, geschützter Ordner, jede Weitergabe notiert.
4. Schmückend: Sie entsteht nach der Entscheidung und soll sie stützen. Ein Fitnessstudio führt ein neues Schichtmodell ein und braucht eine Grafik für die Versammlung. Liefern Sie die vollständige Zahl mit und sagen Sie, wo die Darstellung angreifbar wird. „Der Anteil hat sich verdoppelt“ – von eins auf zwei. Wer das so sagt, verliert den Raum.
5. Pflichtmeldung: Statistikämter, Verbände. Lesen Sie genau, wer gezählt wird. Bei Verbandsmeldungen hängt oft Ihr Beitrag daran.
Eine staatliche Stelle nennt die gesetzliche Grundlage ihrer Erhebung im Anschreiben. Alles andere ist freiwillig. Keine Rechtsberatung, sondern Erfahrung aus der Praxis.
Erst einordnen, dann rechnen
Die Einordnung beantwortet jede spätere Frage: wie genau, wie viel Erklärung, wer darf weitergeben, wie lange gilt die Zahl. Festlegen muss sie die Personalstelle, nicht der Auftraggeber. Für Personaldaten gelten engere Regeln als für Umsatzzahlen. Das wissen die meisten Auftraggeber nicht. Sechs Fragen passen auf eine Karteikarte:
- Wie lautet die Aufgabe in einem Satz?
- Welche der fünf Arten liegt vor?
- Wer gibt den Auftrag?
- Wer liest die Auswertung am Ende?
- Welche Entscheidung hängt daran?
- Wie soll das Ergebnis aussehen?
Auswählen ja, verschweigen nein
Zielgerichtet aufbereiten heißt: Sie wählen Zeitraum, Gruppe und Darstellung begründet aus und sagen, was Sie gewählt haben. Fälschen heißt: Die Zahl stimmt nicht, oder Sie verschweigen die Auswahl, damit ein falscher Eindruck entsteht. Der Unterschied liegt in der Offenlegung. Ihr Prüfsatz: Haben Sie eine ruhige Antwort, wenn in vier Wochen jemand fragt, warum genau dieser Zeitraum? Wenn nicht, ändern Sie die Auswertung.
Vor jeder Personalsuche eine Zahl
Personalkosten- und Kapazitätsplanung sind vertrauliche Auswertungen und zugleich die Grundlage jeder Suche. Vor jeder Personalsuche steht eine Zahl. Wer seine Kapazität nicht kennt, plant sie nicht.
Und ohne Plan weiß niemand, wie viel Personal er sucht. Wer seine Fluktuation nicht kennt, sucht immer zu spät. Deshalb beginnt EBC Recruitment nie mit einer Anzeige, sondern mit genau diesen Zahlen.
Mehr dazu lesen Sie in „Personalkennzahlen verständlich darstellen und deuten“ und „Auswertungswünsche priorisieren statt alle erfüllen“.
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Fazit zu Personalauswertungen
Der Empfänger bestimmt die Art der Auswertung. Ordnen Sie diese Woche Ihre letzten fünf Auswertungen den fünf Arten zu. Bei mindestens einer werden Sie stutzen. Die sehen Sie sich noch einmal an.
Herzliche Grüße
Dominik Eller & Christina Fischer
Quellen
- Destatis: Rechtsgrundlagen und Datenschutz (Laufende Wirtschaftsrechnungen): destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Einkommen-Konsum-Lebensbe…
Hinweis
Keine Rechtsberatung, sondern Erfahrung aus der Praxis. Die Beispiele aus einzelnen Branchen beschreiben kein bestimmtes Unternehmen.
