Das Wichtigste in Kürze
Personaldaten haben Sie längst, denn die Lohnabrechnung erzeugt jeden Monat einen ganzen Datenbestand. Ohne Daten bleibt jede Aussage über Personal eine Meinung. Lassen Sie sich eine Liste aller Felder geben, die die Lohnabrechnung führt.
Sie haben mehr Zahlen über Ihr Personal, als Sie glauben. Jeden Monat erzeugt Ihre Lohnabrechnung einen ganzen Datenbestand. Er liegt fertig da. Niemand sieht ihn an.
Warum Personalcontrolling bei Daten beginnt
Ohne Daten bleibt jede Aussage über Ihr Personal eine Meinung. „Wir sind zu wenige.“ „Bei uns geht ständig jemand.“
Beides sind Eindrücke. Beides führt zu Entscheidungen, und Entscheidungen kosten Geld. Eine Zahl macht aus dem Eindruck eine Lage.
Ein eigenes Personalsystem brauchen Sie dafür nicht. Für eine einzige Gehaltsabrechnung sind sehr viele Angaben nötig. Dieser Bestand deckt einen großen Teil dessen ab, was Sie brauchen. Er zerfällt in drei Familien: Stammdaten, Gehaltsdaten und Zeitdaten.
Diese Daten zeigen den heutigen Zustand und, sofern Ihr Programm sie aufhebt, die Vergangenheit. Die Zukunft für Ihre Planung bauen Sie selbst, aus Gegenwart und Vergangenheit. Deshalb sind historische Daten so wertvoll.
Stammdaten: nichts ohne Personalnummer
Stammdaten ändern sich nur durch ein Ereignis, manche nie. An erster Stelle steht die Personalnummer. Der Grundsatz ist einfach: Nichts geht ohne Personalnummer.
Namen kommen doppelt vor, ändern sich und werden von jedem Programm anders geschrieben. Sobald Sie zwei Listen zusammenführen, bricht das auseinander. Die Personalnummer bricht nicht.
- Geburtsdatum: trägt Ihre Altersstruktur und zeigt, wer in fünf Jahren in den Ruhestand geht.
- Eintrittsdatum: klingt eindeutig, ist es allerdings nicht. Wer innerhalb einer Gruppe die Firma wechselt, hat mehrere richtige Daten. Speichern Sie mehrere, sauber benannt.
- Austrittsdatum: trägt Fluktuation und Bedarfsplanung.
- Anschrift: Postleitzahl, Ort und Land in getrennten Feldern. Sonst wird jede Auswertung Handarbeit.
- Arbeitszeitfaktor: das Verhältnis zur Vollzeit in Prozent. Dieses eine Feld entscheidet, ob Ihre Kapazitätsrechnung stimmt.
Ein Beispiel für den Arbeitszeitfaktor: Eine Werbeagentur hat 18 Mitarbeiter, sechs davon in Teilzeit. Sie zählt 18 Köpfe, hat allerdings 14 volle Kräfte. Diese Lücke erklärt, warum die Auslastung ständig zu hoch wirkt.
Haben Sie Fragen zu Ihren Personaldaten?
Sie schildern Ihren Fall zu Ihren Personaldaten und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Gehaltsdaten: was wirklich geflossen ist
Gehaltsdaten liegen als Lohnarten vor: Grundgehalt, Zulage, Urlaubsgeld, Mehrarbeit, Arbeitgeberanteile. Sie zeigen nicht, was vereinbart war, sondern was gezahlt wurde. Das ist der Unterschied zwischen Vertrag und Kosten.
Speichern Sie sie in einer eigenen Tabelle mit vier Spalten: Datum, Personalnummer, Lohnart, Betrag. Mit einem Faktor je Lohnart rechnen Sie daraus einen Jahreswert je Mitarbeiter, etwa zwölfmal Grundgehalt und einmal Urlaubsgeld. So entsteht eine Grundlage für Ihre Kostenplanung, ohne eine einzige neue Erfassung.
Zeitdaten: ein Ereignis je Tag
Ihr Abrechnungssystem kennt alle Zeitereignisse, die Geld bewegen, etwa Krankheit und unbezahlte Abwesenheit. Minutengenaue Stempelzeiten brauchen Sie für die Steuerung fast nie. Ausnahmen sind Betriebe, deren Auslastung innerhalb des Tages schwankt, und Schichtbetriebe.
Speichern Sie je Arbeitstag ein einziges Ereignis: Datum, Personalnummer, Ereignis. Normale Anwesenheit lassen Sie weg. Filtern Sie auf ein Ereignis und setzen Sie es ins Verhältnis zu den Sollarbeitstagen. Schon haben Sie eine Kennzahl.
Fehlt eine Zeiterfassung, gibt es meist einen zweiten Weg. Ein Fitnessstudio mit 23 Mitarbeitern kennt seinen Krankenstand aus der Lohnabrechnung, denn sie kennt jeden Tag mit Entgeltfortzahlung.
Nichts zusätzlich erfassen
Die wichtigste Regel: Es wird nichts zusätzlich erfasst. Zusätzliche Erfassung kostet Zeit bei Leuten, die keinen Nutzen davon haben. Nach drei Monaten wird sie vergessen. Ein halb gepflegter Bestand ist schlechter als keiner, denn er sieht aus wie eine Antwort.
Ihre Lohnabrechnung dagegen läuft jeden Monat, wird geprüft und muss stimmen. Macht ein Steuerbüro Ihre Abrechnung, ändert das nichts. Fragen Sie nach einer Auswertung Ihrer Lohnarten und einer Liste der Stammdaten zum Stichtag. Die Daten gehören Ihnen.
Halten Sie zwei Ebenen getrennt: Die Lohnabrechnung ist das führende System, dort wird erfasst und korrigiert. Daneben steht Ihre Auswertungsebene, eine Tabelle oder kleine Datenbank. Dort wird gerechnet, nie erfasst.
Vor jeder Personalsuche eine Zahl
Vor jeder Personalsuche steht eine Zahl. Wer seine Kapazität nicht kennt, plant sie nicht. Und ohne Plan weiß niemand, wie viel Personal er sucht. Wer seine Fluktuation nicht kennt, sucht immer zu spät. Deshalb beginnt EBC Recruitment nie mit einer Anzeige, sondern mit genau diesen Zahlen.
Mehr dazu lesen Sie in „Weiche Personaldaten messbar machen“ und „Personalkennzahlen: weniger Zahlen, bessere Entscheidungen“.
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Fazit zu Ihren Personaldaten
Ihre Lohnabrechnung enthält den größten Teil dessen, was Sie brauchen. Lassen Sie sich diese Woche eine Liste aller Felder geben, die sie führt. Nur die Feldnamen, eine Seite genügt.
Herzliche Grüße
Dominik Eller & Christina Fischer
Hinweis
Keine Rechtsberatung, sondern Erfahrung aus der Praxis. Die Beispiele aus einzelnen Branchen beschreiben kein bestimmtes Unternehmen.
