Das Wichtigste in Kürze
Einen Termin bereiten Sie vor, indem Sie den Ablauf durchspielen, nicht nur die Zahlen. Termine kippen selten an einer Zahl, sondern an einer unerwarteten Frage. Schreiben Sie vor dem nächsten Termin die zwei härtesten Fragen und Ihre Antworten auf.
Die Bauherrenbesprechung beginnt in zehn Minuten. Wer einen Termin vorbereiten will, denkt meist zuerst an die Zahlen. Der Inhaber eines Ingenieurbüros hat Kosten und Fristen im Kopf. Sonst hat er nichts vorbereitet.
Inhalt vorbereitet, Ablauf nicht
Das ist der häufigste Fehler vor wichtigen Gesprächen. Die meisten bereiten den Inhalt gründlich vor. Den Ablauf lassen sie auf sich zukommen.
Dabei kippen Termine selten an einer Zahl. Sie kippen an einer Frage, mit der niemand gerechnet hat. Ein Bauherr fragt nach einer Verzögerung von vor einem Jahr. Ein Architekt widerspricht einer Kostenschätzung vor allen Anwesenden. Der Inhaber sucht nach Worten.
Haben Sie Fragen zur Vorbereitung Ihrer Termine?
Sie schildern Ihren Fall zur Vorbereitung Ihrer Termine und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Was eine fehlende Probe kostet
Im Raum gewinnt dann, wer schneller spricht. Das sind oft nicht die besseren Argumente. Es ist der Teilnehmer, der sich auf diesen Moment eingestellt hat.
Die Folgen reichen über den Termin hinaus. Ein Beschluss fällt gegen Ihren Vorschlag. Ein Auftrag wird vertagt oder kleiner vergeben. Und Ihr Gegenüber merkt sich, dass Sie unsicher waren.
Das gilt in vielen Branchen. Der Verwalter erlebt es in der Eigentümerversammlung. Die Anwältin erlebt es im Gespräch mit der Gegenseite. Der Berater erlebt es vor dem Beirat eines Kunden.
Den Ablauf vorher im Kopf
Die Lösung ist eine Probe im Kopf. Gehen Sie den Termin vorher von Anfang bis Ende durch. Vorbereitete Menschen wirken ruhig. Sie haben die Lage schon einmal gesehen.
Diese Probe ersetzt keine Fachkenntnis. Sie ergänzt sie um das, was im Raum tatsächlich geschieht. Ein Gesprächsleitfaden hält den Inhalt fest. Die Probe hält die Menschen fest.
Haben Sie Fragen zur Vorbereitung Ihrer Termine?
Sie schildern Ihren Fall zur Vorbereitung Ihrer Termine und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
So spielen Sie den Termin durch
Nehmen Sie sich vor jedem wichtigen Termin eine Viertelstunde. Beantworten Sie dabei vier Fragen schriftlich:
- Wer sitzt im Raum, und was will jeder Einzelne?
- Wer widerspricht an welcher Stelle?
- Was sagen Sie dann?
- Welche zwei Fragen sind für Sie die härtesten?
Schreiben Sie zu den zwei härtesten Fragen Ihre Antwort auf. Formulieren Sie die Antwort in zwei bis drei Sätzen. Sprechen Sie sie einmal laut aus. Bei sehr wichtigen Terminen hilft ein kurzes Rollenspiel mit einem Mitarbeiter.
Gute Vorbereitung erleichtert auch die Einwandbehandlung. Der Einwand überrascht Sie nicht mehr. Mehr dazu im Beitrag Ereignis und Reaktion: Elf Grundsätze.
Häufige Fragen zur Terminvorbereitung
Wie bereite ich mich auf einen wichtigen Termin vor? Bereiten Sie neben dem Inhalt auch den Ablauf vor. Gehen Sie durch, wer im Raum sitzt und wer wo widerspricht.
Wie lange dauert eine gute Terminvorbereitung? Für die Probe genügt meist eine Viertelstunde. Entscheidend ist, dass Sie die härtesten Fragen schriftlich beantworten.
Was tun, wenn im Termin eine unerwartete Frage kommt? Antworten Sie knapp und sagen Sie, was Sie klären. Je öfter Sie Termine durchspielen, desto seltener passiert das.
Fazit zum Termin vorbereiten
Zahlen allein tragen keinen schwierigen Termin. Wer den Ablauf vorher durchspielt, bleibt im Raum ruhig. Schreiben Sie vor Ihrem nächsten Termin die zwei härtesten Fragen und Ihre Antworten auf.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Hinweis
Das Beispiel beschreibt kein bestimmtes Unternehmen.
