Das Wichtigste in Kürze
Die Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen folgt drei Stufen: dauerhaft, zehn oder acht Jahre, sechs Jahre. Die Fristen sind Untergrenzen. Legen Sie für Ihre Gemeinschaft eine Archivliste mit Unterlagenart, Frist und Ablagestelle an.
Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen wirkt wie Nebensache, bis ein Streit beginnt. Dann fehlt das Protokoll von 1998 oder der Wartungsvertrag der alten Heizung. Ohne Beleg lässt sich weder ein Beschluss noch eine Zahlung nachweisen.
Umgekehrt füllen sich Keller und Server mit Ordnern ohne jeden Nutzen. Wer zu früh vernichtet, verliert Beweise und riskiert Ärger mit dem Finanzamt. Wer nie aussortiert, verliert den Überblick. Klare Fristen und eine feste Ordnung lösen beides.
Wem die Unterlagen gehören
Die Verwaltungsunterlagen gehören zum Verwaltungsvermögen der Gemeinschaft. Der Verwalter führt und verwahrt sie nur. Seine Pflicht zur Aufbewahrung folgt aus seinem Amt und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
Endet sein Amt, gibt er alle Unterlagen heraus. Das gilt für Akten von Dritten ebenso wie für selbst angelegte. Die Herausgabe erfolgt grundsätzlich im Original.
Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung hat der Verwalter nicht. Fehlen Unterlagen, muss er sie notfalls bei Dritten beschaffen. Zusätzlich legt er Rechnung über das Jahr bis zu seinem Ausscheiden.
Den Anspruch auf Herausgabe hat nur die Gemeinschaft. Beim Verwalterwechsel macht ihn in der Regel der neue Verwalter geltend.
Unterlagen ohne Ablaufdatum
Manche Unterlagen braucht die Gemeinschaft für ihre gesamte Lebensdauer. Sie werden unbefristet aufbewahrt, letztlich bis zur Auflösung der Gemeinschaft.
- Teilungserklärung und Teilungspläne
- Abgeschlossenheitsbescheinigung
- Protokolle aller Versammlungen
- Beschluss-Sammlung
- Bauunterlagen und andere dauerhaft nötige Dokumente
Protokolle und Beschlüsse binden auch künftige Eigentümer. Ohne sie lässt sich die geltende Beschlusslage nicht nachweisen. Bauunterlagen braucht jede spätere Sanierung. Auch Käufer fragen regelmäßig nach diesen Dokumenten. Ein vollständiger Bestand erleichtert jeden Verkauf in der Anlage.
Haben Sie Fragen zur Aufbewahrung der Unterlagen Ihrer Gemeinschaft?
Sie schildern Ihren Fall zur Aufbewahrung der Unterlagen Ihrer Gemeinschaft und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Steuerliche und handelsrechtliche Fristen
Für die übrigen Unterlagen gelten die Fristen der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs entsprechend. Jede Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
- zehn Jahre: Bücher, Jahresabrechnungen und Inventare
- acht Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge
- sechs Jahre: Schriftverkehr und Geschäftsbriefe, auch per E-Mail
Seit dem 01.01.2025 gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht statt zehn Jahren. Die Frist verlängert sich, solange eine steuerliche Festsetzungsfrist noch läuft. Das betrifft vor allem Gemeinschaften mit eigenen steuerlichen Pflichten.
Ein Beispiel: Eine Rechnung stammt vom März 2025. Die Frist beginnt am Ende des Jahres 2025 und läuft acht Jahre. Vernichten dürfen Sie den Beleg frühestens ab Januar 2034.
Mindestfristen sind keine Löschfristen
Die gesetzlichen Fristen sind Mindestfristen. Sie verpflichten nicht zur Vernichtung nach Ablauf. Die Gemeinschaft legt selbst fest, wie lange sie Unterlagen darüber hinaus behält.
Kürzere Fristen darf sie nicht beschließen. Ein solcher Beschluss ist nach der Rechtsprechung nichtig. Nach Ablauf prüfen Sie, ob Unterlagen noch gebraucht werden. Laufende Verträge, Gewährleistungsfristen und Rechtsstreitigkeiten verlängern den Bedarf. Streitet die Gemeinschaft noch mit dem Dachdecker, bleiben alle Unterlagen zum Dach im Archiv.
Beachten Sie den Datenschutz. Personenbezogene Daten bewahren Sie nur so lange auf, wie Pflicht und Zweck es verlangen.
Ordnung im digitalen Archiv
Unterlagen dürfen digital aufbewahrt werden. Sie müssen während der gesamten Frist lesbar bleiben. Auf Verlangen der Finanzbehörde stellen Sie Hilfsmittel bereit oder drucken die Unterlagen aus. Auch die Beschluss-Sammlung darf elektronisch geführt werden.
Eine klare Struktur spart Zeit. Ordnen Sie nach Gemeinschaft, Wirtschaftsjahr und Unterlagenart. Kennzeichnen Sie dauerhaft aufzubewahrende Dokumente gesondert.
So gelingen Einsicht und Herausgabe ohne langes Suchen. Passwörter und Zugänge zu Konten und Portalen gehören ebenfalls zu den Unterlagen. Dokumentieren Sie sie so, dass ein Nachfolger sie übernehmen kann.
Haben Sie Fragen zur Aufbewahrung der Unterlagen Ihrer Gemeinschaft?
Sie schildern Ihren Fall zur Aufbewahrung der Unterlagen Ihrer Gemeinschaft und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Fazit zur Aufbewahrung
Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen folgt drei Stufen: dauerhaft, zehn oder acht Jahre, sechs Jahre. Die Fristen sind Untergrenzen. Herausgabe und Einsicht setzen ein geordnetes Archiv voraus. Wer früh ordnet, spart später Zeit und Streit.
Legen Sie für Ihre Gemeinschaft eine Archivliste mit Unterlagenart, Frist und Ablagestelle an.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Quellen
Wem die Unterlagen gehören
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 2, Cornelsen
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
Unterlagen ohne Ablaufdatum
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- Kuckertz u. a. (Hrsg.), Fachmann/Fachfrau für Immobiliardarlehensvermittlung IHK, 2016
Steuerliche und handelsrechtliche Fristen
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Fristen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften – IHK Köln, 2026
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- § 147 AO
- § 257 HGB
Mindestfristen sind keine Löschfristen
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Fristen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften – IHK Köln, 2026
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- § 147 AO
Ordnung im digitalen Archiv
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Kuckertz u. a. (Hrsg.), Fachmann/Fachfrau für Immobiliardarlehensvermittlung IHK, 2016
- Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Fristen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften – IHK Köln, 2026
Gesetze
Weitere Quellen im Netz
Hinweis
Dieser Beitrag stützt sich auf die genannte Fachliteratur der Immobilienwirtschaft, die Gesetzestexte und ausgewählte Fachquellen. Rechtsstand: Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
