Das Wichtigste in Kürze
Instandhaltung und Instandsetzung bewahren den Sollzustand, die Kosten tragen Sie selbst. Nur eine Modernisierung hebt den Standard und erlaubt eine Mieterhöhung. Lassen Sie bei größeren Maßnahmen getrennte Angebote für Reparatur und Modernisierung erstellen.
Instandhaltung, Instandsetzung und Modernisierung werden im Alltag oft verwechselt. Für Vermieter entscheiden die Begriffe über Geld. Nur eine Modernisierung erlaubt eine Mieterhöhung. Instandhaltung und Instandsetzung zahlen Sie allein.
Die Abgrenzung wirkt zudem im Steuerrecht und in der Eigentümergemeinschaft. Sie bestimmt, ob Kosten sofort abziehbar sind. Sie bestimmt auch, welche Mehrheit eine Gemeinschaft für einen Beschluss braucht. Wer die Begriffe sauber trennt, plant Kosten, Mieterhöhung und Steuer zugleich.
Instandhaltung: den Sollzustand bewahren
Instandhaltung umfasst alle Maßnahmen, die den bestimmungsgemäßen Gebrauch erhalten. Die Norm DIN 31051 gliedert sie in drei Bereiche:
- Wartung: Maßnahmen zur Bewahrung des Sollzustands, etwa Pflege und Einstellung
- Inspektion: Feststellen und Beurteilen des Istzustands
- Instandsetzung: Wiederherstellen des Sollzustands nach einem Schaden
Die Instandhaltung gehört zu den Hauptpflichten des Vermieters. Abnutzung, Alterung und Witterung gehen zu seinen Lasten. Nur Wartungskosten bestimmter Anlagen sind als Betriebskosten umlegbar, wenn der Mietvertrag sie nennt. Kleinreparaturen und Schönheitsreparaturen können Sie per Vertrag übertragen.
Instandsetzung: Schäden beseitigen
Instandsetzung beseitigt Mängel, die durch Abnutzung, Alterung oder Witterung entstanden sind. Das Ziel ist der frühere Zustand, keine Verbesserung. Beispiele sind ein undichtes Dach oder ein durch Frost geplatzter Heizkörper.
Die Kosten trägt bei Wohnraum der Vermieter. Prüfen Sie bei jedem Schaden, ob eine Versicherung zahlt oder ein Mieter ihn verschuldet hat. Unerkannte Versicherungsfälle kosten bares Geld.
Regelmäßige Begehungen mit Protokoll zeigen Mängel früh. Sie belegen zudem Ihre Sorgfalt gegenüber Versicherern. Bei Gewerbe können Sie Instandsetzungen innerhalb der Mieträume weitgehend auf den Mieter übertragen.
Haben Sie Fragen zu Ihrer geplanten Baumaßnahme?
Sie schildern Ihren Fall zu Ihrer geplanten Baumaßnahme und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Modernisierung: den Wert erhöhen
Eine Modernisierung verbessert den Zustand über das Bisherige hinaus. Das Gesetz zählt dazu bauliche Veränderungen, die
- Endenergie oder nicht erneuerbare Primärenergie nachhaltig einsparen
- den Wasserverbrauch dauerhaft senken
- den Gebrauchswert nachhaltig erhöhen
- die allgemeinen Wohnverhältnisse auf Dauer verbessern
- neuen Wohnraum schaffen
Beispiele sind ein Aufzug, ein Balkon, Wärmedämmung oder neue Wärmeschutzfenster. Nach Abschluss erlaubt das Gesetz eine Modernisierungsumlage von 8 Prozent der Kosten im Jahr. Der Mieter muss Modernisierungen grundsätzlich dulden.
Härtegründe kann er binnen eines Monats nach der Ankündigung geltend machen. Maßnahmen, die Sie nicht zu vertreten haben, stehen einer Modernisierung gleich. Ein Beispiel ist eine behördliche Auflage.
Abgrenzung bei gemischten Maßnahmen
In der Praxis greifen beide Bereiche ineinander. Ersetzen Sie alte Holzfenster durch Isolierglas, steckt darin eine fällige Instandsetzung. Nur der modernisierende Anteil trägt eine Mieterhöhung.
Ziehen Sie den Instandsetzungsanteil von den Gesamtkosten ab. Fehlt dieser Abzug, ist die Mieterhöhung angreifbar. Grundlage können Kostenvoranschläge für die reine Reparatur sein oder ein Gutachten. In der Mieterhöhung muss erkennbar sein, welchen Anteil Sie als werterhöhend ansetzen.
In der Eigentümergemeinschaft gibt es dafür die modernisierende Instandsetzung. Steht eine Reparatur an, darf die Gemeinschaft gleich einen zeitgemäßen Standard wählen. Seit der Reform 2020 spricht das Gesetz dort einheitlich von Erhaltung.
Steuerliche Folgen der Abgrenzung
Auch das Finanzamt trennt genau. Erhaltungsaufwand ziehen Sie bei Vermietung im Jahr der Zahlung als Werbungskosten ab. Herstellungskosten schreiben Sie dagegen über die Nutzungsdauer ab.
Achten Sie besonders auf die ersten drei Jahre nach dem Kauf. Übersteigen Instandsetzung und Modernisierung dann 15 Prozent der Gebäudekosten, gelten sie als anschaffungsnahe Herstellungskosten. Sie erhöhen die Abschreibungsbasis und sind nicht sofort abziehbar. Auch eine wesentliche Verbesserung des Standards führt später zu Herstellungskosten. Klären Sie die Einordnung vor Baubeginn mit Ihrem Steuerberater.
Haben Sie Fragen zu Ihrer geplanten Baumaßnahme?
Sie schildern Ihren Fall zu Ihrer geplanten Baumaßnahme und erfahren, welcher Schritt jetzt der richtige ist.
Fazit zu Instandhaltung, Instandsetzung und Modernisierung
Instandhaltung und Instandsetzung bewahren oder stellen den Sollzustand wieder her. Die Kosten tragen Sie selbst. Modernisierung hebt den Standard und erlaubt eine Mieterhöhung. Bei gemischten Maßnahmen entscheidet eine saubere Kostentrennung über Miete und Steuer.
Lassen Sie bei jeder größeren Maßnahme zwei Angebote erstellen: eines für die reine Reparatur und eines für die Modernisierung.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Quellen
Einleitung
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
Instandhaltung: den Sollzustand bewahren
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung, und Tab. 4.1
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- § 535 BGB
- § 2 BetrKV
Instandsetzung: Schäden beseitigen
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung, und Tab. 4.1
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 2, Cornelsen
Modernisierung: den Wert erhöhen
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung, Tab. 4.1
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- § 555b BGB
- § 555d BGB
- § 559 BGB
Abgrenzung bei gemischten Maßnahmen
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- Schnabel/Battke-Spitzer, Crashkurs Wohnungseigentumsverwaltung, 2. Aufl. 2021
- § 559 BGB
- § 19 WEG
Steuerliche Folgen der Abgrenzung
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Falkenhayn, Immobilienfachwirt – Begleitbuch, 6. Aufl. 2016
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- § 6 EStG
- § 9 EStG
Gesetze
Hinweis
Dieser Beitrag stützt sich auf die genannte Fachliteratur der Immobilienwirtschaft, die Gesetzestexte und ausgewählte Fachquellen. Rechtsstand: Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
