Das Wichtigste in Kürze
Vollmacht und Stellvertretung verlangen eine eigene Erklärung, deren Offenlegung und echte Vertretungsmacht. Vollmachten sind meist formfrei, ohne Vertretungsmacht haftet der Vertreter selbst. Legen Sie jeder Kündigung und Mieterhöhung durch Vertreter die Originalvollmacht bei.
Vollmacht und Stellvertretung prägen den Alltag der Immobilienwirtschaft. Verwalter kündigen für Eigentümer. Ehepartner unterschreiben für den anderen. Beim Notar erklären Angestellte die Auflassung für Käufer und Verkäufer.
Wer für einen anderen handelt, verpflichtet ihn nur unter klaren Voraussetzungen. Fehlt eine davon, haftet der Vertreter oft selbst. Eine fehlende Urkunde kann sogar eine rechtzeitige Kündigung unwirksam machen. Dieser Beitrag zeigt die wichtigsten Regeln.
Grundregeln der Stellvertretung
Eine Stellvertretung wirkt, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind. Der Vertreter gibt eine eigene Erklärung ab. Er handelt erkennbar im Namen des Vertretenen. Und er hat Vertretungsmacht.
Der Vertreter ist kein Bote. Er entscheidet selbst und gibt eine eigene Willenserklärung ab. Bei Irrtum kommt es deshalb auf seine Person an. Wer nicht offenlegt, dass er für einen anderen handelt, wird selbst Vertragspartei.
Das trifft etwa Objektbetreuer, die Aufträge scheinbar im eigenen Namen erteilen. Den Schaden deckt dann keine Versicherung. Handelt er dagegen offen für den Eigentümer, haftet dieser gegenüber dem Auftragnehmer. Ein eigener Fehler des Betreuers bleibt dann ein Fall für dessen Vermögensschadenversicherung.
Vollmacht und gesetzliche Vertretung
Vertretungsmacht entsteht durch Rechtsgeschäft oder durch Gesetz. Die rechtsgeschäftliche Vollmacht ist grundsätzlich formfrei möglich. Gesetzliche Vertreter sind etwa Eltern für ihr Kind.
Bei der GmbH vertritt der Geschäftsführer. Für Grundstücksgeschäfte Minderjähriger brauchen Eltern zusätzlich die Genehmigung des Familiengerichts. Mietet ein Minderjähriger ohne Zustimmung, schuldet er weder Miete noch Nutzungsentschädigung.
- Prokura: alle Geschäfte eines Handelsgewerbes, im Register eingetragen
- Handlungsvollmacht: übliche Geschäfte des jeweiligen Betriebs
- Artvollmacht: Geschäfte einer bestimmten Art
- Stillschweigende Vollmacht: folgt aus dem übertragenen Aufgabenbereich
Ein Prokurist darf Grundstücke kaufen. Verkaufen darf er sie nur mit besonderer Befugnis. Die Prokura schützt so das Unternehmen vor schwer umkehrbaren Geschäften. Der WEG-Verwalter vertritt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach außen unbeschränkt.
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Vollmacht im Grundstücksgeschäft
Beim Grundstückskauf sind Vollmachten Alltag. Die Auflassung verlangt die gleichzeitige Anwesenheit beider Seiten. Persönlich erscheinen müssen sie nicht. Käufer und Verkäufer lassen sich oft durch Angestellte des Notars vertreten. Der Verkäufer bevollmächtigt zudem meist den Käufer zur Bestellung einer Grundschuld.
Diese Finanzierungsvollmacht befreit von den Beschränkungen des Insichgeschäfts. Aus Sicherheitsgründen darf nur über den Notar davon Gebrauch gemacht werden. Gegenüber dem Grundbuchamt muss die Vollmacht in öffentlich beglaubigter Form nachgewiesen werden.
Die Auflassung darf zudem nicht unter einer Bedingung stehen. Notare setzen sie deshalb oft bis zur Kaufpreiszahlung aus. Der bevollmächtigte Angestellte erklärt sie danach.
Vollmachtsurkunde bei einseitigen Erklärungen
Bei Kündigungen und Mieterhöhungen zählt die Urkunde. Legt der Vertreter die Vollmacht nicht im Original vor, kann der Empfänger zurückweisen. Er muss das unverzüglich tun. Die Erklärung ist dann unwirksam.
Ein Beispiel zeigt die Folgen. Ein Verwalter kündigt einen Gewerbemietvertrag kurz vor Fristablauf ohne Vollmacht. Der Mieter weist zurück.
Die neue Kündigung kommt zu spät. Der Vertrag verlängert sich um fünf Jahre. Verwaltungsverträge sehen deshalb vor, dass der Eigentümer eine Vollmachtsurkunde aushändigt.
Auch bei der Stimmrechtsvollmacht ist eine Urkunde sinnvoll. Weisungen an den Vertreter wirken dort nur im Innenverhältnis. Eine weisungswidrige Stimme bleibt wirksam.
Handeln ohne Vertretungsmacht
Ein Vertreter ohne Vertretungsmacht bindet den Vertretenen nicht. Der Vertrag bleibt schwebend unwirksam. Genehmigt der Vertretene, wird er wirksam. Verweigert er die Genehmigung, haftet der Vertreter selbst.
Ein Miterbe vermietet etwa ein Haus der Erbengemeinschaft ohne Zustimmung der anderen. Ein wirksamer Vertrag entsteht nicht. Die Mieter haben nur Ansprüche gegen den handelnden Miterben. Bei Ehepaaren wird dagegen meist eine gegenseitige Bevollmächtigung angenommen. Daneben kann der Rechtsschein einer Anscheinsvollmacht den Vertragspartner schützen.
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Fazit zu Vollmacht und Stellvertretung
Stellvertretung braucht eigene Erklärung, Offenlegung und Vertretungsmacht. Vollmachten sind meist formfrei. Grundbuch und einseitige Erklärungen verlangen dennoch Nachweise. Ohne Vertretungsmacht haftet der Vertreter selbst.
Legen Sie jeder Kündigung und Mieterhöhung durch Vertreter die Originalvollmacht bei.
Herzliche Grüße
Ihr Dominik Eller
Quellen
Einleitung
- Kuckertz u. a. (Hrsg.), Fachmann/Fachfrau für Immobiliardarlehensvermittlung IHK, 2016
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
Grundregeln der Stellvertretung
- Kuckertz u. a. (Hrsg.), Fachmann/Fachfrau für Immobiliardarlehensvermittlung IHK, 2016
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- §§ 164, 166 BGB
Vollmacht und gesetzliche Vertretung
- Kuckertz u. a. (Hrsg.), Fachmann/Fachfrau für Immobiliardarlehensvermittlung IHK, 2016
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Lengwinat/Wenzel/Wünsche, Immobilienkaufleute, Bd. 1, Cornelsen
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- § 167 BGB
- § 49 HGB
- § 9b WEG
Vollmacht im Grundstücksgeschäft
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Kuckertz u. a. (Hrsg.), Fachmann/Fachfrau für Immobiliardarlehensvermittlung IHK, 2016
- § 181 BGB
- § 29 GBO
Vollmachtsurkunde bei einseitigen Erklärungen
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022, Mustervertrag Mietverwaltung, § 2 Nr. 7
- Kompendium Qualifizierte Immobilienverwaltung IHK, Stand 01/2022
- § 174 BGB
Handeln ohne Vertretungsmacht
- Kuckertz u. a. (Hrsg.), Fachmann/Fachfrau für Immobiliardarlehensvermittlung IHK, 2016
- Murfeld (Hrsg.), Spezielle Betriebswirtschaftslehre der Immobilienwirtschaft, 8. Aufl. 2018
- DIHK-Bildungs-gGmbH, Geprüfte Immobilienfachwirte, Textband Immobilienbewirtschaftung
- §§ 177, 179 BGB
Gesetze
Hinweis
Dieser Beitrag stützt sich auf die genannte Fachliteratur der Immobilienwirtschaft, die Gesetzestexte und ausgewählte Fachquellen. Rechtsstand: Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
